قبل الشبكة: ما المشكلة التي تريدون حلّها؟
يشمل تعبير «برنامج إدارة المعرفة» أدوات لا تؤدي العمل نفسه، والمقارنة التي ترتّبها على مقياس واحد تقارن أشياء مختلفة. فابدؤوا بتسمية مشكلتكم:
| مشكلتكم | عائلة الأدوات المناسبة |
|---|---|
| الإجابة بسرعة عن الأسئلة نفسها، داخليًا أو للعملاء | قاعدة معرفة أو مركز مساعدة |
| الكتابة والتنظيم والبحث جماعيًا | ويكي أو مساحة عمل تعاونية |
| الحفظ وإدارة الإصدارات والإثبات | نظام لإدارة الوثائق |
| عدم فقدان خبرة يحملها بضعة أشخاص | خريطة للمعارف، بإتقان وخطر مقيسين |
والعائلات الأربع لا يلغي بعضها بعضًا: فكثير من المؤسسات لديها ثلاث منها أصلًا. وينتمي KnowledgeCapital إلى العائلة الرابعة ويتصل بالأخريات بدل أن يحل محلها، ويفصّل دليل برنامج إدارة المعرفة: كيف تختارون هذه العائلات. أما الشبكة التالية فتفيد خصوصًا في المفاضلة بين أدوات تدّعي حلّ المشكلة الرابعة.
الشبكة: اثنا عشر معيارًا، سؤال ودليل لكل منها
يُطرح كل معيار سؤالًا، ويُتحقق منه بإجراء عملي أثناء التجربة. والإجابة التي لا يمكن التحقق منها لا تُحتسب.
| المعيار | السؤال الواجب طرحه | الدليل الواجب طلبه |
|---|---|---|
| 1. المعرفة الضمنية | هل تعرف الأداة ما لم يُكتب في أي مكان؟ | التصريح بمعرفة لا مستند لها ورؤية هل تظهر في مكان ما. |
| 2. الإتقان المقيس | هل المستويات مُعلَنة أم مقيسة؟ | اجتياز اختبار ورؤية مستوى الشخص يتغيّر. |
| 3. الخطر المحتسب | هل تُحتسب الحرجية، وهل المنهج منشور؟ | إزالة أحد الحاملين ورؤية الدرجة تتحرك من تلقاء نفسها. |
| 4. الارتباط بالعمل الفعلي | هل المعارف مرتبطة بالعمليات والمهام؟ | فتح مهمة وقراءة ما تتطلبه ومن يتولاها. |
| 5. الاعتماد | من يمنح المحتوى سلطته؟ | إيداع بطاقة وتتبّع مسارها حتى النشر. |
| 6. الحداثة | كيف يُكتشف المحتوى المتقادم؟ | إيجاد وتيرة المراجعة، وما يحدث عند تجاوزها. |
| 7. الأنظمة القائمة | أيّ الأنظمة تُقرأ، وفي أي اتجاه، وبأي صلاحيات؟ | ربط موقع أو مجلد حقيقي للقراءة فقط، أو قراءة الإجراء خطوة خطوة. |
| 8. البيانات والذكاء الاصطناعي | أين تعيش البيانات، وأين يعمل الذكاء الاصطناعي، وما الذي يخرج من الشبكة؟ | قراءة قائمة الاتصالات الخارجة المسموح بها. |
| 9. الأمن والتتبّع | عزل العملاء، وسجل التدقيق، ودليل المؤسسة؟ | إيجاد من قام بإجراء معيّن في السجل. |
| 10. قابلية الاسترجاع | هل يمكن استعادة كل شيء وإعادة استيراده في مكان آخر؟ | قراءة خطة الاسترجاع وصيغة التصدير. |
| 11. اللغات | واجهة وبحث متعددا اللغات، وكتابة من اليمين إلى اليسار؟ | تغيير اللغة أثناء العمل والبحث بلغة أخرى. |
| 12. التبنّي والكلفة الإجمالية | من يدير النظام، وكم من الوقت، وبأي سعر فعلي؟ | عدّ ساعات الإدارة خلال التجربة، وقراءة الأسعار المنشورة. |
الترجيح دون خداع النفس
قيّموا كل أداة من 0 إلى 3 في كل معيار، ثم امنحوا كل معيار وزنًا من 1 إلى 3 حسب مشكلتكم. وإليكم مثالين للتوضيح:
- «خبراؤنا يتقاعدون»: الوزن 3 للمعرفة الضمنية والإتقان المقيس والخطر المحتسب والارتباط بالعمل الفعلي، والوزن 1 لحداثة المحتوى.
- «لا أحد يجد شيئًا»: الوزن 3 للأنظمة القائمة والحداثة والتبنّي، والوزن 1 للخطر المحتسب.
وأضيفوا قاعدة بسيطة: الصفر في معيار وزنه 3 يُقصي الأداة مهما بلغ مجموعها، وهذا ما يمنع أداة ممتعة جدًا من الفوز في مشكلة لا تعالجها. واطلبوا من شخصين ملء الشبكة دون تشاور، فالفارق بين تقييميهما يدلّ على مواضع الغموض في العرض.
بروتوكول تجربة في أربعة عشر يومًا
- اليومان 1 و2 — استكشاف مساحة تجريبية والبحث عن الإجابات الأربع (ماذا نعرف، ومن يعرفه، وماذا سنفقد، وماذا نفعل حيال ذلك).
- الأيام 3 إلى 5 — على مساحة فارغة، رسم خريطة عملية واحدة مع الأشخاص الخمسة أو الستة الذين يتولونها. ويقدّم دليل بناء نظام لإدارة المعرفة من الصفر الترتيب.
- اليومان 6 و7 — تقييم الإتقان، ورؤية المعارف التي يتوقف كلٌّ منها على شخص واحد، والتأكد من أن النتيجة تفاجئكم مرة على الأقل.
- الأيام 8 إلى 10 — اختبار الربط بالأنظمة القائمة: موقع أو مكتبة أو مجلد حقيقي، للقراءة فقط.
- اليومان 11 و12 — إطلاق حملة اختبار صغيرة ومقارنة المُعلَن بالمقيس.
- اليوم 13 — قراءة الالتزامات: الأمن، والنسخ الاحتياطية، والاسترجاع، ومكان البيانات.
- اليوم 14 — ملء الشبكة بشخصين، ثم اتخاذ القرار.
أسئلة تُطرح على أي مورّد
- أروني معرفة يحملها شخص واحد: كيف عثرت عليها الأداة؟
- ماذا يحدث لدرجة الخطر حين يرحل أحد الحاملين، دون أن يعدّلها أحد؟
- ما الذي يخرج من شبكتنا، وإلى أيّ خوادم، وأين يُسجَّل ذلك؟
- هل يعمل الذكاء الاصطناعي لديكم، أم لدى طرف ثالث، أم لدينا؟
- ماذا تقرؤون من أنظمتنا، وماذا تكتبون فيها؟
- ما الموصلات المتاحة اليوم، وما الموصلات المعلن عنها فقط؟
- إن غادرنا، ماذا نستعيد، وبأي صيغة، وفي كم من الوقت؟
- كم تكلّف سنة فعلًا لنطاقنا، بما في ذلك التدريب والإدارة؟
ما يجيب به KnowledgeCapital — وما لا يفعله
إذا طُبّقت الشبكة عليه أعطت ما يلي. المعرفة الضمنية والإتقان والخطر: المعارف مرتبطة بالمهام، والإتقان يُقيَّم من 0 إلى 5 ثم يُقاس بحملات الاختبار، والحرجية تُحتسب وفق منهج منشور. الاعتماد: تمرّ البطاقات والدروس المستفادة أمام لجان، وتُراجع البطاقات المعتمدة بوتيرة تحددها حرجيتها. الأنظمة القائمة: Confluence وSharePoint وMicrosoft 365، وأنظمة إدارة الوثائق عبر CMIS أو WebDAV، وNotion، والشبكات الداخلية، وواجهة البرمجة الواردة، كلها للقراءة؛ وConfluence وحده يمكنه أيضًا استقبال البطاقات المعتمدة إن طلبتم ذلك. البيانات والذكاء الاصطناعي: ذكاء اصطناعي محلي، واتصالات خارجة معزولة، ونسخة مستضافة بقاعدة بيانات معزولة لكل عميل، أو نسخة سيادية على خوادمكم. اللغات: الفرنسية والإنجليزية والإسبانية والعربية، بما في ذلك الكتابة من اليمين إلى اليسار. الكلفة: سعر لكل شخص متابَع شهريًا، من 6 إلى 22 يورو حسب العرض، والنسخة السيادية بعرض سعر، وتجربة لمدة 14 يومًا دون بطاقة.
وما لا يفعله، بالوضوح نفسه: ليس ويكي ولا نظامًا لإدارة الوثائق، ولا يحلّ محل أداة الكتابة لديكم؛ وموصلات Google Drive وGitLab وServiceNow غير متاحة اليوم؛ وتُقرأ SharePoint وأنظمة إدارة الوثائق وNotion والشبكات الداخلية دون أن يُكتب فيها شيء؛ والموصلات مشمولة ابتداءً من عرض «المحترف». وإن كانت حاجتكم الأساسية مركز مساعدة لعملائكم، فستخدمكم قاعدة معرفة متخصصة على نحو أفضل.
Confluence علامة تجارية لشركة Atlassian، وSharePoint وMicrosoft 365 علامتان تجاريتان لشركة Microsoft Corporation، وNotion علامة تجارية لشركة Notion Labs, Inc.، وGoogle Drive علامة تجارية لشركة Google LLC، وGitLab علامة تجارية لشركة GitLab Inc.، وServiceNow علامة تجارية لشركة ServiceNow, Inc. وKnowledgeCapital غير تابع لهذه الشركات وغير معتمد منها.