Avant la grille : quel problème voulez-vous résoudre ?
« Logiciel de knowledge management » recouvre des outils qui ne font pas le même métier. Un comparatif qui les classe sur une seule échelle compare des choses différentes. Commencez donc par nommer votre problème :
| Votre problème | La famille d'outils adaptée |
|---|---|
| Répondre vite aux mêmes questions, en interne ou pour des clients | Une base de connaissances ou un centre d'aide |
| Écrire, organiser et retrouver à plusieurs | Un wiki ou un espace de travail collaboratif |
| Conserver, versionner, prouver | Une GED |
| Ne pas perdre un savoir-faire tenu par quelques personnes | Une cartographie des savoirs, avec mesure de la maîtrise et du risque |
Les quatre ne s'excluent pas : beaucoup d'organisations en ont déjà trois. KnowledgeCapital appartient à la quatrième famille et se branche sur les autres plutôt que de les remplacer — le guide logiciel de gestion des connaissances : comment choisir détaille ces familles. La grille ci-dessous sert surtout à départager des outils qui prétendent résoudre le quatrième problème.
La grille : douze critères, une question, une preuve
Chaque critère se pose comme une question, et se vérifie par un geste pendant l'essai. Une réponse qui ne se vérifie pas ne compte pas.
| Critère | La question à poser | La preuve à demander |
|---|---|---|
| 1. Savoir tacite | L'outil sait-il ce qui n'est écrit nulle part ? | Déclarer un savoir sans aucun document et voir s'il apparaît quelque part. |
| 2. Maîtrise mesurée | Les niveaux sont-ils déclarés, ou mesurés ? | Passer un test et voir le niveau de la personne changer. |
| 3. Risque calculé | La criticité est-elle calculée, et la méthode publiée ? | Retirer un détenteur et voir le score bouger de lui-même. |
| 4. Lien au travail réel | Les savoirs sont-ils rattachés aux processus et aux tâches ? | Ouvrir une tâche et lire ce qu'elle exige, et qui la tient. |
| 5. Validation | Qui fait autorité sur un contenu ? | Déposer une fiche et suivre son circuit jusqu'à la publication. |
| 6. Fraîcheur | Comment un contenu périmé est-il repéré ? | Trouver la cadence de revue, et ce qui se passe quand elle est dépassée. |
| 7. L'existant | Quels systèmes sont lus, dans quel sens, avec quels droits ? | Brancher un vrai site ou dossier en lecture seule, ou lire la procédure pas à pas. |
| 8. Données et IA | Où vivent les données, où tourne l'IA, qu'est-ce qui sort du réseau ? | Lire la liste des connexions sortantes autorisées. |
| 9. Sécurité et traçabilité | Isolation des clients, journal d'audit, annuaire d'entreprise ? | Retrouver dans le journal qui a fait une action donnée. |
| 10. Réversibilité | Peut-on tout récupérer, et le réimporter ailleurs ? | Lire le plan de réversibilité et le format de l'export. |
| 11. Langues | Interface et recherche multilingues, écriture de droite à gauche ? | Changer de langue en cours de travail et chercher dans une autre langue. |
| 12. Adoption et coût total | Qui administre, combien de temps, à quel prix réel ? | Compter les heures d'administration de l'essai ; lire les tarifs publiés. |
Pondérer sans se mentir
Notez chaque outil de 0 à 3 sur chaque critère, puis donnez à chaque critère un poids de 1 à 3 selon votre problème. Deux profils pour fixer les idées :
- « Nos experts partent à la retraite » : poids 3 pour le savoir tacite, la maîtrise mesurée, le risque calculé et le lien au travail réel ; poids 1 pour la fraîcheur des contenus.
- « Personne ne retrouve rien » : poids 3 pour l'existant, la fraîcheur et l'adoption ; poids 1 pour le risque calculé.
Ajoutez une règle simple : un 0 sur un critère de poids 3 est éliminatoire, quel que soit le total. C'est ce qui empêche un outil très agréable d'emporter la décision sur un problème qu'il ne traite pas. Et faites noter la grille par deux personnes qui ne se concertent pas : l'écart entre leurs notes dit où la démonstration a été floue.
Un protocole d'essai en quatorze jours
- Jours 1 et 2 — Explorer un espace de démonstration : chercher les quatre réponses (que savons-nous, qui le sait, que va-t-on perdre, qu'en fait-on).
- Jours 3 à 5 — Sur un espace vierge, cartographier un seul processus avec les cinq ou six personnes qui le tiennent. Le guide monter la gestion des connaissances à partir de zéro donne l'ordre.
- Jours 6 et 7 — Évaluer les maîtrises, regarder quels savoirs ne tiennent qu'à une personne, et vérifier que le résultat surprend au moins une fois.
- Jours 8 à 10 — Tester le lien avec l'existant : un site, une bibliothèque ou un dossier réel, en lecture seule.
- Jours 11 et 12 — Lancer une petite campagne de tests et comparer le déclaré au mesuré.
- Jour 13 — Lire les engagements : sécurité, sauvegardes, réversibilité, où sont les données.
- Jour 14 — Remplir la grille à deux, et décider.
Les questions à poser à tout éditeur
- Montrez-moi un savoir détenu par une seule personne : comment l'outil l'a-t-il trouvé ?
- Que devient le score de risque quand un détenteur part, sans que personne ne le modifie ?
- Qu'est-ce qui sort de notre réseau, vers quels serveurs, et où est-ce consigné ?
- L'IA tourne-t-elle chez vous, chez un tiers, ou chez nous ?
- Que lisez-vous de nos systèmes, et qu'y écrivez-vous ?
- Quels connecteurs sont disponibles aujourd'hui, et lesquels sont seulement annoncés ?
- Si nous partons, que récupérons-nous, dans quel format, et en combien de temps ?
- Combien coûte réellement un an pour notre périmètre, formation et administration comprises ?
Ce que KnowledgeCapital répond — et ce qu'il ne fait pas
Appliquée à lui-même, la grille donne ceci. Savoir tacite, maîtrise, risque : les savoirs sont rattachés aux tâches, la maîtrise est notée de 0 à 5 puis mesurée par des campagnes de tests, et la criticité est calculée selon une méthode publiée. Validation : les fiches et retours d'expérience passent devant des comités, et les fiches validées sont revues à une cadence qui dépend de leur criticité. Existant : Confluence, SharePoint et Microsoft 365, les GED par CMIS ou WebDAV, Notion, les intranets et l'API entrante, tous en lecture ; seul Confluence peut recevoir, si vous le demandez, les fiches validées. Données et IA : IA locale, confinement des connexions sortantes, édition hébergée avec une base isolée par client, ou édition souveraine sur vos serveurs. Langues : français, anglais, espagnol et arabe, de droite à gauche compris. Coût : tarif par personne suivie et par mois, de 6 à 22 € selon l'offre, édition souveraine sur devis, essai de 14 jours sans carte.
Ce qu'il ne fait pas, dit aussi clairement : ce n'est ni un wiki ni une GED, et il ne remplace pas votre outil d'écriture ; les connecteurs Google Drive, GitLab et ServiceNow ne sont pas disponibles aujourd'hui ; SharePoint, les GED, Notion et les intranets sont lus sans que rien n'y soit écrit ; et les connecteurs sont inclus à partir de l'offre Professionnel. Si votre besoin principal est un centre d'aide pour vos clients, une base de connaissances spécialisée vous servira mieux.
Confluence est une marque d'Atlassian ; SharePoint et Microsoft 365 sont des marques de Microsoft Corporation ; Notion est une marque de Notion Labs, Inc. ; Google Drive est une marque de Google LLC ; GitLab est une marque de GitLab Inc. ; ServiceNow est une marque de ServiceNow, Inc. KnowledgeCapital n'est ni affilié à ces sociétés ni approuvé par elles.