L'intranet : là où le savoir a été publié… puis oublié
Presque toutes les organisations ont un intranet : procédures qualité, notes de service, pages d'équipe, consignes de sécurité, questions fréquentes internes. Il a souvent été construit sur un gestionnaire de contenu sans interface de programmation, et il a une particularité : tout le monde sait qu'il existe, personne ne sait plus quelles pages reflètent encore la pratique réelle.
L'intranet dit ce qui a été publié. Il ne dit pas qui sait appliquer la procédure publiée, combien de personnes la maîtrisent, ni quels savoirs critiques n'y figurent pas. Pour répondre à ces questions, il faut une cartographie des savoirs — et la relier à l'intranet plutôt que de le recopier.
La cartographie des savoirs, en clair
Une cartographie des savoirs n'est pas une liste de documents. C'est la liste de ce que l'organisation sait faire — les connaissances —, rattachées aux processus et aux tâches qu'elles servent. Pour chaque connaissance, elle dit :
- qui la détient, avec un niveau de maîtrise de 0 à 5, où 5 signifie « sait l'enseigner » ;
- à quel point elle est critique : la criticité combine la vulnérabilité (combien de détenteurs, difficulté à transmettre, confidentialité) et la pertinence (usage, adéquation aux objectifs, importance historique) ;
- quels documents la décrivent — et c'est ici que l'intranet entre en jeu.
Elle se distingue d'une cartographie des compétences classique par un point : le risque n'y est pas déclaré, il est calculé à partir des maîtrises évaluées, et il monte de lui-même quand un détenteur s'en va.
Lire un intranet sans le migrer
Le connecteur « Site web / intranet » est le pilote universel de tout ce qui s'affiche dans un navigateur. Il accepte trois façons de désigner les pages :
- Un plan de site : l'adresse du fichier sitemap.xml, et toutes les pages qu'il liste sont lues.
- Une liste d'adresses, une page par ligne.
- Suivre les liens, pour les intranets sans plan de site : une adresse terminée par « /* » est lue avec toutes les pages qu'elle relie sur le même site ; « /** » descend d'un niveau de plus. Les liens vers un autre site, les ancres, les fichiers (PDF, images, archives) et les adresses déjà vues sont ignorés.
Si l'intranet demande une connexion, le connecteur présente un identifiant et un mot de passe, ou un jeton seul. Ils sont chiffrés dans le coffre du serveur et ne sont jamais réaffichés. Le texte lisible de chaque page est extrait — titres, paragraphes, tableaux —, les menus et les scripts sont ignorés, et une page n'est relue que si son contenu a changé.
Pas à pas
- Administration › Sources › Brancher un système › Site web / intranet.
- Dans Périmètre, une adresse par ligne. Exemple :
https://intranet.example.com/procedures/*lit la page d'accueil des procédures et chacune des procédures qu'elle liste. - Si nécessaire, l'accès : identifiant et mot de passe, ou jeton.
- Vérifier, puis Brancher, puis Synchroniser.
- Synchronisez une seconde fois : les pages inchangées ne sont pas relues. C'est la preuve que le connecteur ne martèlera pas votre serveur.
La borne est de 300 pages par connecteur, liens suivis compris. Pour un intranet plus vaste, créez un connecteur par rubrique — procédures, qualité, ressources humaines — chacun avec sa fréquence de relecture.
Le confinement, et l'intranet fermé
Avec l'édition installée sur vos serveurs, un intranet de votre réseau privé est lu tel quel, sans ouvrir la moindre sortie vers Internet. Un site public est autorisé nommément, hôte par hôte, et chaque appel est consigné au journal des sorties. Avec le service en ligne, seules des pages joignables depuis Internet peuvent être lues ; pour un intranet fermé, deux voies restent possibles : l'édition souveraine, ou l'API entrante, par laquelle votre système envoie lui-même ses pages.
De la page à la carte
Chaque page lue est comparée au référentiel de connaissances. Quand le nom complet d'une connaissance figure dans la page — dans son titre, la proposition est forte —, un rattachement est proposé, et le knowledge manager confirme ou rejette. Rien n'est posé seul. Une fois confirmés :
- la fiche de chaque connaissance liste les pages de l'intranet qui la décrivent, avec leur lien ;
- la recherche et l'assistant retrouvent ces pages à côté des fiches validées ;
- les savoirs en zone rouge qui n'ont aucune page apparaissent en clair ;
- les pages qui ne correspondent à aucune connaissance signalent un trou du référentiel.
Le connecteur ne juge pas si une page d'intranet est encore juste : ce n'est pas son rôle. Mais en montrant de quelles pages dépendent les savoirs critiques, il dit lesquelles relire en premier.
Construire la carte à partir de l'intranet : la méthode
- Brancher une rubrique qui compte, par exemple les procédures de maintenance.
- Lire les titres : ils forment un premier inventaire de ce que l'organisation croit savoir.
- Nommer les connaissances dans le référentiel, avec les mots des équipes, puis cliquer « Recalculer les rattachements » : toutes les pages déjà lues repassent devant le référentiel du jour, sans relire l'intranet.
- Évaluer la maîtrise des personnes concernées, de 0 à 5, par déclaration puis par des tests ciblés : c'est la seule donnée que la machine ne peut pas inventer, et c'est elle qui donne son sens à la criticité.
Le guide monter la gestion des connaissances à partir de zéro reprend l'ordre complet, de l'organigramme aux campagnes d'évaluation.
Ce que ce connecteur ne lit pas
Les fichiers liés depuis l'intranet — PDF, présentations, tableurs — ne sont pas lus par ce pilote, qui s'en tient aux pages. S'ils vivent dans SharePoint ou dans une GED, branchez-les par le connecteur correspondant, qui lit Word, PDF, PowerPoint et Excel. Les connecteurs sont inclus à partir de l'offre Professionnel, et dans l'édition souveraine.
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