La intranet: donde el saber se publicó… y luego se olvidó
Casi todas las organizaciones tienen una intranet: procedimientos de calidad, notas de servicio, páginas de equipo, consignas de seguridad, preguntas frecuentes internas. A menudo se construyó sobre un gestor de contenidos sin interfaz de programación, y tiene una particularidad: todo el mundo sabe que existe, y ya nadie sabe qué páginas reflejan todavía la práctica real.
La intranet dice lo que se publicó. No dice quién sabe aplicar el procedimiento publicado, cuántas personas lo dominan ni qué saberes críticos no figuran en ella. Para responder a estas preguntas hace falta una cartografía del conocimiento, conectada a la intranet en lugar de copiarla.
La cartografía del conocimiento, explicada con sencillez
Un mapa de conocimiento no es una lista de documentos. Es la lista de lo que la organización sabe hacer — los conocimientos —, vinculados a los procesos y tareas a los que sirven. Para cada conocimiento indica:
- quién lo posee, con un nivel de dominio de 0 a 5, donde 5 significa «sabe enseñarlo»;
- cuán crítico es: la criticidad combina la vulnerabilidad (cuántos poseedores, dificultad de transmisión, confidencialidad) y la pertinencia (uso, adecuación a los objetivos, importancia histórica);
- qué documentos lo describen, y aquí entra en juego la intranet.
Se distingue de un mapeo de competencias clásico en un punto: el riesgo no se declara, se calcula a partir del dominio evaluado, y sube por sí solo cuando un poseedor se va.
Leer una intranet sin migrarla
El conector «Sitio web / intranet» es el conector universal de todo lo que se muestra en un navegador. Acepta tres formas de indicar las páginas:
- Un mapa del sitio: la dirección del archivo sitemap.xml, y se leen todas las páginas que lista.
- Una lista de direcciones, una página por línea.
- Seguir los enlaces, para las intranets sin mapa del sitio: una dirección terminada en «/*» se lee con todas las páginas que enlaza en el mismo sitio; «/**» baja un nivel más. Se ignoran los enlaces a otro sitio, las anclas, los archivos (PDF, imágenes, archivos comprimidos) y las direcciones ya vistas.
Si la intranet exige iniciar sesión, el conector presenta un usuario y una contraseña, o solo un token. Se cifran en el almacén del servidor y nunca vuelven a mostrarse. Se extrae el texto legible de cada página — títulos, párrafos, tablas —, se ignoran los menús y los scripts, y una página solo se vuelve a leer si su contenido ha cambiado.
Paso a paso
- Administración › Fuentes › Conectar un sistema › Sitio web / intranet.
- En Perímetro, una dirección por línea. Ejemplo:
https://intranet.example.com/procedimientos/*lee la página de inicio de los procedimientos y cada procedimiento que enumera. - Si hace falta, el acceso: usuario y contraseña, o token.
- Verificar, después Conectar y Sincronizar.
- Sincronice una segunda vez: las páginas sin cambios no se vuelven a leer. Es la prueba de que el conector no sobrecargará su servidor.
El límite es de 300 páginas por conector, enlaces seguidos incluidos. Para una intranet más grande, cree un conector por sección — procedimientos, calidad, recursos humanos —, cada uno con su frecuencia de relectura.
El confinamiento, y la intranet cerrada
Con la edición instalada en sus servidores, una intranet de su red privada se lee directamente, sin abrir ninguna salida hacia Internet. Un sitio público se autoriza por su nombre, host por host, y cada llamada queda anotada en el registro de salidas. Con el servicio en línea, solo pueden leerse páginas accesibles desde Internet; para una intranet cerrada quedan dos vías: la edición soberana, o la API de entrada, mediante la cual su propio sistema envía sus páginas.
De la página al mapa
Cada página leída se compara con el catálogo de conocimientos. Cuando el nombre completo de un conocimiento aparece en la página — en su título la propuesta es fuerte —, se propone una vinculación, y el knowledge manager confirma o rechaza. Nada se vincula solo. Una vez confirmadas:
- la ficha de cada conocimiento lista las páginas de la intranet que lo describen, con su enlace;
- la búsqueda y el asistente encuentran esas páginas junto a las fichas validadas;
- los saberes en zona roja que no tienen ninguna página aparecen con claridad;
- las páginas que no corresponden a ningún conocimiento señalan un hueco en el catálogo.
El conector no juzga si una página de la intranet sigue siendo correcta: no es su función. Pero al mostrar de qué páginas dependen los saberes críticos, indica cuáles revisar primero.
Construir el mapa a partir de la intranet: el método
- Conectar una sección que importe, por ejemplo los procedimientos de mantenimiento.
- Leer los títulos: forman un primer inventario de lo que la organización cree saber.
- Nombrar los conocimientos en el catálogo, con las palabras de los equipos, y pulsar «Recalcular las vinculaciones»: todas las páginas ya leídas vuelven a pasar por el catálogo del día, sin releer la intranet.
- Evaluar el dominio de las personas afectadas, de 0 a 5, primero declarado y luego medido con pruebas específicas: es el único dato que la máquina no puede inventar, y el que da sentido a la criticidad.
La guía implantar la gestión del conocimiento desde cero recoge el orden completo, del organigrama a las campañas de evaluación.
Lo que este conector no lee
Los archivos enlazados desde la intranet — PDF, presentaciones, hojas de cálculo — no los lee este conector, que se limita a las páginas. Si están en SharePoint o en un gestor documental, conéctelos con el conector correspondiente, que lee Word, PDF, PowerPoint y Excel. Los conectores están incluidos a partir de la oferta Profesional, y en la edición soberana.
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