Lo que SharePoint hace muy bien, y lo que no puede decir
En muchas organizaciones la base de conocimiento ya existe: es un sitio SharePoint. Los procedimientos están guardados en bibliotecas de documentos, las instrucciones de trabajo conservan sus versiones, las páginas de sitio presentan a los equipos y sus reglas. Microsoft 365 hace bien aquello para lo que fue concebido: conservar, compartir, encontrar y controlar quién puede abrir qué.
Lo que una biblioteca no puede decir cabe en tres preguntas: quién sabe aplicar de verdad el procedimiento que está ahí, cuántas personas lo saben todavía y qué saberes críticos no tienen ningún documento. Un archivo «Rearranque de la línea 2» demuestra que alguien escribió algo un día. No dice que la única persona capaz de hacerlo se jubila dentro de dieciocho meses.
Esa es la diferencia entre un repositorio documental y la gestión del conocimiento: el primero guarda lo escrito; la segunda mide lo que la organización sabe y lo que está a punto de perder. El conector SharePoint une ambos mundos sin mover un solo archivo.
Lo que lee el conector, exactamente
- Las páginas de sitio (páginas «modernas»): el texto de cada uno de sus elementos web.
- Las bibliotecas de documentos, archivo por archivo, subcarpetas incluidas hasta seis niveles: Word (.docx), PDF, PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx), texto, Markdown, HTML y CSV.
- El perímetro que usted fija: una dirección de sitio por línea, o solo el sitio de la dirección base. Un filtro opcional limita la lectura a las bibliotecas cuyo nombre contiene la palabra elegida («Procedimientos», por ejemplo).
Las imágenes, vídeos, archivos comprimidos y formatos antiguos de Office (.doc, .xls, .ppt, anteriores a 2007) se ignoran sin que falle la sincronización. Un archivo solo se vuelve a leer si su versión ha cambiado: la segunda sincronización de un sitio sin cambios no descarga nada, y su inquilino de Microsoft 365 no recibe llamadas inútiles.
Lo que nunca hace
No escribe nada en SharePoint: el permiso solicitado es de lectura y el conector no tiene ninguna función de escritura. No usa la cuenta de ninguna persona ni contraseñas de usuario: se identifica como una aplicación registrada en su propio inquilino, que usted puede revocar en cualquier momento. El token de acceso que emite Microsoft dura una hora y se queda en memoria; nunca se escribe en la base de datos. El secreto de la aplicación se cifra en el almacén del servidor y nunca vuelve a mostrarse en pantalla.
El confinamiento sigue siendo la regla. Al registrar el conector, solo se autorizan por su nombre los hosts necesarios — graph.microsoft.com, login.microsoftonline.com y su dirección sharepoint.com —, y solo para ese conector; se retiran con él, y cada llamada queda anotada en el registro de salidas. La IA del producto es local: el texto leído no se envía a ningún servicio de IA externo.
La conexión, en cinco pasos
Cuente unos veinte minutos, con una persona que administre su Microsoft 365 para los tres primeros pasos (rol de Administrador de aplicaciones o Administrador global). Se hacen una sola vez.
- Registrar una aplicación en el centro de administración de Microsoft Entra: Registros de aplicaciones › Nuevo registro, solo cuentas de este directorio organizativo, sin URI de redirección. Anote el ID de aplicación (cliente) y el ID de directorio (inquilino).
- Crear un secreto de cliente (Certificados y secretos) y copiar su valor de inmediato: Microsoft no lo vuelve a mostrar.
- Conceder el permiso: Permisos de API › Microsoft Graph › Permisos de aplicación › Sites.Read.All, y después «Conceder consentimiento de administrador». Si su política lo exige, elija Sites.Selected y pida que se conceda el acceso sitio por sitio: el conector funciona igual y solo ve esos sitios.
- Conectar en KnowledgeCapital: Administración › Fuentes › Conectar un sistema › SharePoint / Microsoft 365. Pegue la dirección de cualquier página de su sitio (la dirección base se detecta), el ID de aplicación y el secreto.
- Verificar y sincronizar. La verificación pide un token a Microsoft y lista las bibliotecas de cada sitio; no se guarda nada hasta que usted conecta.
El inquilino se deduce de la dirección del sitio (acme.sharepoint.com da acme.onmicrosoft.com). Si el suyo cambió de nombre, escriba «ID-de-directorio/ID-de-aplicación» en el campo Identificador.
Cuando la verificación falla
| Mensaje | Causa probable | Qué hacer |
|---|---|---|
| Microsoft rechaza la aplicación (401) | Secreto erróneo o caducado | Crear un secreto nuevo y volver a pegarlo |
| Inquilino desconocido (400) | Inquilino mal deducido de la dirección | Escribir «ID-de-directorio/ID-de-aplicación» |
| Acceso denegado (403) | Consentimiento no concedido, o Sites.Selected sin acceso al sitio | Conceder el consentimiento, o abrir el sitio a la aplicación |
| Dirección no encontrada (404) | Dirección de sitio errónea, o sitio cerrado a la aplicación | Pegar la dirección de una página del sitio |
Del documento al saber: las vinculaciones
Cada página y cada archivo leídos se comparan con su catálogo de conocimientos. Cuando el nombre completo de un conocimiento aparece en un documento — en el título la propuesta es fuerte; solo en el texto, más débil —, el sistema propone una vinculación, con su puntuación y sus indicios a la vista. El knowledge manager confirma o rechaza: nada se vincula solo, y una propuesta rechazada no vuelve.
La regla que lo explica casi todo: el nombre del conocimiento debe estar escrito como en su catálogo. Un archivo «Instrucciones del horno» nunca coincidirá con un conocimiento llamado «Conducción del horno de cocción». Basta con renombrar el archivo, o con nombrar el conocimiento como lo dicen los equipos. El botón «Recalcular las vinculaciones» vuelve a pasar todas las páginas ya leídas por el catálogo del día, sin una sola llamada a Microsoft.
Lo que cambia en la cartografía
- La ficha de cada conocimiento lista sus documentos de referencia, con el enlace al original en SharePoint.
- La búsqueda y el asistente encuentran las páginas y archivos del sitio; su título abre el original.
- La criticidad de cada conocimiento se lee junto a su documentación: un saber en zona roja sin ningún documento aparece en una lista de trabajo. Suele ser lo primero que hay que poner por escrito, o transmitir antes de una jubilación.
- A la inversa, un documento que no corresponde a ningún conocimiento señala un hueco en el catálogo: un saber que los equipos documentan y que el mapa todavía ignora.
Para dar un orden de magnitud: si seis archivos de una biblioteca han cambiado desde la última sincronización, solo esos seis se descargan y se vuelven a leer, tenga el sitio los documentos que tenga.
SharePoint, Confluence, gestor documental: ¿cuál conectar?
Todos los que tenga. Cada sistema es un conector más, en la misma pantalla y con las mismas reglas: Confluence (el único que además puede recibir las fichas validadas por sus comités), su gestor documental por CMIS o WebDAV, Notion, su intranet y cualquier otra herramienta mediante la API. Un SharePoint Server local (on-premises) que expone una raíz CMIS se conecta con el conector de gestión documental.
Los conectores están incluidos a partir de la oferta Profesional, y en la edición soberana instalada en sus servidores. En el servicio en línea, una tarea automática vuelve a leer cada hora los conectores cuya frecuencia ha vencido; en sus servidores, una tarea programada hace lo mismo. Para decidir por dónde empezar, la guía implantar la gestión del conocimiento desde cero da el orden de los pasos.
SharePoint, Microsoft 365, Microsoft Entra y Microsoft Graph son marcas de Microsoft Corporation; Confluence es una marca de Atlassian. KnowledgeCapital no está afiliado a estas empresas ni aprobado por ellas.