La matriz Excel, y por qué muere
La mayoría de los mapas empiezan en una hoja de cálculo: personas en filas, competencias en columnas, cruces. Es correcta el día que se hace, y luego nadie la actualiza, porque nada la relaciona con el trabajo real.
El método en cuatro tiempos
1. Partir de los procesos, no de las fichas de puesto
Se divide la actividad en procesos y tareas. Cada tarea requiere conocimientos. Ese vínculo es lo que mantiene vivo el mapa: cuando una tarea desaparece, sus conocimientos pierden pertinencia.
2. Un referencial corto, escrito con sus palabras
Cincuenta a doscientos conocimientos bastan para un centro. Un referencial sectorial importado ayuda a empezar; el suyo se construye validando lo que la gente declara.
3. El dominio, evaluado, de 0 a 5
5 significa «sabe enseñarlo». La evaluación es el único dato que la máquina no puede inventar, y alimenta todo lo demás.
4. La criticidad, calculada
Disponibilidad (cuántos poseedores), transmisibilidad, confidencialidad, uso, adecuación, importancia histórica: seis criterios, ponderaciones ajustables, una puntuación por conocimiento. El detalle está publicado.
Lo que muestra entonces el mapa
- Los poseedores únicos y los saberes raros, estructura por estructura.
- La ola de salidas a cinco años y lo que se lleva.
- La red real de quién consulta a quién, a menudo distinta del organigrama.
- El saber no aprovechado: lo que la gente ya sabe, leído en sus CV, y que la organización no utiliza.
Cartografiar en cuatro idiomas
Interfaz y búsqueda en francés, inglés, español y árabe, incluida la escritura de derecha a izquierda: un mapa compartido entre una sede y centros que no hablan el mismo idioma.
Conectar lo que ya existe
El mapa se alimenta también de sus documentos: el conector de intranet lee sus páginas, incluso sin mapa del sitio, y los de SharePoint y de gestión documental leen sus bibliotecas, todos en solo lectura. Para montarlo todo desde un espacio vacío: el orden que funciona.