Antes de la tabla: ¿qué problema quiere resolver?
«Software de gestión del conocimiento» abarca herramientas que no hacen el mismo trabajo. Una comparativa que las clasifica en una sola escala compara cosas distintas. Empiece, pues, por nombrar su problema:
| Su problema | La familia de herramientas adecuada |
|---|---|
| Responder rápido a las mismas preguntas, internas o de clientes | Una base de conocimiento o un centro de ayuda |
| Escribir, organizar y encontrar entre varios | Un wiki o un espacio de trabajo colaborativo |
| Conservar, versionar, probar | Un gestor documental |
| No perder un saber hacer en manos de unas pocas personas | Una cartografía del conocimiento, con dominio y riesgo medidos |
Las cuatro no se excluyen: muchas organizaciones ya tienen tres. KnowledgeCapital pertenece a la cuarta familia y se conecta a las demás en lugar de sustituirlas — la guía software de gestión del conocimiento: cómo elegir detalla estas familias. La tabla siguiente sirve sobre todo para distinguir entre herramientas que dicen resolver el cuarto problema.
La tabla: doce criterios, una pregunta, una prueba
Cada criterio se plantea como una pregunta y se comprueba con una acción concreta durante la prueba. Una respuesta que no se puede comprobar no cuenta.
| Criterio | La pregunta que hay que hacer | La prueba que hay que pedir |
|---|---|---|
| 1. Saber tácito | ¿Sabe la herramienta lo que no está escrito en ninguna parte? | Declarar un saber sin ningún documento y ver si aparece en algún sitio. |
| 2. Dominio medido | ¿Los niveles se declaran o se miden? | Hacer una prueba y ver cambiar el nivel de la persona. |
| 3. Riesgo calculado | ¿La criticidad se calcula, y el método está publicado? | Retirar a un poseedor y ver moverse la puntuación por sí sola. |
| 4. Vínculo con el trabajo real | ¿Los saberes están vinculados a procesos y tareas? | Abrir una tarea y leer lo que exige, y quién la desempeña. |
| 5. Validación | ¿Quién da autoridad a un contenido? | Enviar una ficha y seguir su circuito hasta la publicación. |
| 6. Frescura | ¿Cómo se detecta un contenido caducado? | Encontrar la cadencia de revisión, y qué pasa cuando se supera. |
| 7. Lo existente | ¿Qué sistemas se leen, en qué sentido y con qué permisos? | Conectar un sitio o una carpeta reales en solo lectura, o leer el procedimiento paso a paso. |
| 8. Datos e IA | ¿Dónde viven los datos, dónde funciona la IA, qué sale de la red? | Leer la lista de conexiones salientes autorizadas. |
| 9. Seguridad y trazabilidad | ¿Aislamiento de clientes, registro de auditoría, directorio corporativo? | Encontrar en el registro quién hizo una acción determinada. |
| 10. Reversibilidad | ¿Se puede recuperar todo y reimportarlo en otro sitio? | Leer el plan de reversibilidad y el formato de la exportación. |
| 11. Idiomas | ¿Interfaz y búsqueda multilingües, escritura de derecha a izquierda? | Cambiar de idioma en plena tarea y buscar en otro idioma. |
| 12. Adopción y coste total | ¿Quién lo administra, cuánto tiempo, a qué precio real? | Contar las horas de administración de la prueba; leer las tarifas publicadas. |
Ponderar sin engañarse
Puntúe cada herramienta de 0 a 3 en cada criterio y dé a cada criterio un peso de 1 a 3 según su problema. Dos perfiles para concretar:
- «Nuestros expertos se jubilan»: peso 3 para el saber tácito, el dominio medido, el riesgo calculado y el vínculo con el trabajo real; peso 1 para la frescura de los contenidos.
- «Nadie encuentra nada»: peso 3 para lo existente, la frescura y la adopción; peso 1 para el riesgo calculado.
Añada una regla sencilla: un 0 en un criterio de peso 3 es eliminatorio, sea cual sea el total. Es lo que impide que una herramienta muy agradable gane la decisión en un problema que no trata. Y haga que dos personas rellenen la tabla sin consultarse: la diferencia entre sus notas indica dónde la demostración fue imprecisa.
Un protocolo de prueba en catorce días
- Días 1 y 2 — Explorar un espacio de demostración: buscar las cuatro respuestas (qué sabemos, quién lo sabe, qué vamos a perder, qué hacemos al respecto).
- Días 3 a 5 — En un espacio vacío, cartografiar un solo proceso con las cinco o seis personas que lo desempeñan. La guía implantar la gestión del conocimiento desde cero da el orden.
- Días 6 y 7 — Evaluar el dominio, ver qué saberes dependen de una sola persona y comprobar que el resultado sorprende al menos una vez.
- Días 8 a 10 — Probar el vínculo con lo existente: un sitio, una biblioteca o una carpeta reales, en solo lectura.
- Días 11 y 12 — Lanzar una pequeña campaña de pruebas y comparar lo declarado con lo medido.
- Día 13 — Leer los compromisos: seguridad, copias de seguridad, reversibilidad, dónde están los datos.
- Día 14 — Rellenar la tabla entre dos, y decidir.
Las preguntas que hay que hacer a cualquier proveedor
- Muéstreme un saber en manos de una sola persona: ¿cómo lo ha encontrado la herramienta?
- ¿Qué pasa con la puntuación de riesgo cuando un poseedor se va, sin que nadie la modifique?
- ¿Qué sale de nuestra red, hacia qué servidores, y dónde queda registrado?
- ¿La IA funciona en sus servidores, en los de un tercero o en los nuestros?
- ¿Qué leen de nuestros sistemas, y qué escriben en ellos?
- ¿Qué conectores están disponibles hoy y cuáles solo están anunciados?
- Si nos vamos, ¿qué recuperamos, en qué formato y en cuánto tiempo?
- ¿Cuánto cuesta realmente un año para nuestro perímetro, formación y administración incluidas?
Lo que responde KnowledgeCapital — y lo que no hace
Aplicada a KnowledgeCapital, la tabla da lo siguiente. Saber tácito, dominio, riesgo: los saberes están vinculados a las tareas, el dominio se puntúa de 0 a 5 y después se mide con campañas de pruebas, y la criticidad se calcula con un método publicado. Validación: las fichas y las lecciones aprendidas pasan por comités, y las fichas validadas se revisan a un ritmo que depende de su criticidad. Lo existente: Confluence, SharePoint y Microsoft 365, los gestores documentales por CMIS o WebDAV, Notion, las intranets y la API de entrada, todos en lectura; solo Confluence puede recibir además, si usted lo pide, las fichas validadas. Datos e IA: IA local, conexiones salientes confinadas, edición alojada con una base aislada por cliente, o edición soberana en sus servidores. Idiomas: francés, inglés, español y árabe, de derecha a izquierda incluido. Coste: tarifa por persona seguida y por mes, de 6 a 22 € según la oferta, edición soberana bajo presupuesto, prueba de 14 días sin tarjeta.
Lo que no hace, dicho con la misma claridad: no es ni un wiki ni un gestor documental, y no sustituye a su herramienta de escritura; los conectores de Google Drive, GitLab y ServiceNow no están disponibles hoy; SharePoint, los gestores documentales, Notion y las intranets se leen sin que se escriba nada en ellos; y los conectores están incluidos a partir de la oferta Profesional. Si su necesidad principal es un centro de ayuda para sus clientes, una base de conocimiento especializada le servirá mejor.
Confluence es una marca de Atlassian; SharePoint y Microsoft 365 son marcas de Microsoft Corporation; Notion es una marca de Notion Labs, Inc.; Google Drive es una marca de Google LLC; GitLab es una marca de GitLab Inc.; ServiceNow es una marca de ServiceNow, Inc. KnowledgeCapital no está afiliado a estas empresas ni aprobado por ellas.