En resumen. Un plan de reversibilidad describe, antes de que empiece el contrato, cómo recuperar el servicio: alcance, formatos, esquema, plazos, responsables, coste, prueba de borrado y ensayo. Desde el 12 de septiembre de 2025, el Data Act europeo impone un preaviso de dos meses como máximo y una transición de treinta días como máximo. El plan se anexa al contrato.
Un plan de reversibilidad es el documento que describe, antes de empezar, cómo se saldrá. Responde a una sola pregunta: el día en que este proveedor se detenga — porque usted lo deja, porque cierra, porque el contrato se readjudica —, ¿qué hay que hacer, en qué orden, en qué plazos, y con qué se marcha usted?
Es la cláusula que casi todo el mundo firma y que casi nadie ha ejecutado nunca. Esta página dice lo que debe contener para valer algo.
Qué es, y qué no es
La reversibilidad es el regreso: la prestación vuelve a usted, o a quien usted designe. El plan de reversibilidad es su manual de instrucciones, escrito y anexado al contrato mientras la relación es buena — es decir, en el único momento en que ambas partes aún aceptan hablar de ello con calma.
Una copia de seguridad no es una reversibilidad. Una copia devuelve octetos; la reversibilidad devuelve un servicio en funcionamiento en otro sitio. Entre ambos están los formatos, la descripción de los datos, los derechos de uso, las credenciales, los parámetros y el tiempo de alguien que ayude. Eso es exactamente lo que describe el plan.
Reversibilidad, transferibilidad, portabilidad
- Reversibilidad — la prestación vuelve a usted o a su propio equipo. Usted retoma los mandos.
- Transferibilidad — la prestación pasa a otro proveedor. Es el caso de un contrato readjudicado, y es más exigente: el sucesor debe poder trabajar sin haber visto nunca el sistema.
- Portabilidad — sus datos salen en un formato legible en otro sitio. Es una pieza del plan, no es el plan.
Confundir las tres sale caro. Muchos contratos prometen portabilidad — una exportación de datos — y la llaman reversibilidad. Llegado el día, se recupera un fichero que ya nadie sabe reconstruir.
Lo que la ley exige desde 2025
Para cualquier servicio de tratamiento de datos — nube, alojamiento, software en línea — el reglamento europeo de datos (Data Act, Reglamento (UE) 2023/2854) se aplica desde el 12 de septiembre de 2025. No emplea la palabra reversibilidad; impone su contenido. Los plazos que fija son ya el mínimo exigible:
- un preaviso de cambio que no puede superar dos meses;
- un período de transición de treinta días como máximo, durante el cual el proveedor saliente debe asistir a su cliente;
- un plazo de recuperación de al menos treinta días tras la transición, antes de cualquier supresión definitiva;
- y, a partir del 12 de enero de 2027, la prohibición de facturar nada por el cambio de proveedor.
El proveedor debe además publicar lo que es exportable: estructuras, formatos, normas. Un proveedor incapaz de decir en una página qué sale de su casa y con qué forma acaba de responder a la pregunta.
En la contratación pública francesa, el artículo 42 del CCAG-TIC de 2021 trata la reversibilidad y la transferibilidad, y el plan se anexa a las cláusulas administrativas del contrato. Allí se nombran los entregables esperados: software ejecutable, código fuente cuando proceda, documentación técnica y funcional, ficheros de configuración, guiones de explotación, datos en uno o varios formatos documentados y explotables, y las interfaces técnicas que permiten acceder a ellos.
Los ocho puntos de un plan que aguanta
- El perímetro. Lo que vuelve, exactamente: datos, documentos, cuentas, parámetros, históricos, registros, contenidos producidos durante el contrato. Escriba también lo que no vuelve, y por qué.
- Los formatos. No «un formato estándar»: el nombre del formato, su versión y una muestra adjunta. Una exportación cifrada cuya clave no se posee, o un formato propietario sin lector, no es una exportación.
- El esquema. La descripción de lo que contienen los ficheros: las tablas, los campos, lo que significa cada uno. Sin ella, los datos son un montón.
- Los plazos. Quién avisa a quién y con cuánta antelación; cuándo se entrega la exportación; cuánto tiempo sigue disponible. Tres fechas, no una intención.
- Quién hace qué. Una persona con nombre en cada lado, el tiempo previsto para cada una, y qué ocurre si una de las dos no aparece.
- El coste. Cifrado en la firma, o nulo. Un coste «a definir llegado el momento» es un cerrojo: se negocia en el peor momento, cuando la decisión de marcharse ya está tomada y es conocida.
- La prueba de supresión. Qué se borra en casa del proveedor, en qué plazo, y cómo lo prueba — copias de seguridad incluidas.
- El ensayo. La fecha del próximo ensayo real. Es el punto que casi todos los planes olvidan, y el que vuelve verdaderos a los otros siete.
Cómo redactarlo en el contrato
El plan no es un párrafo del contrato: es un anexo, llamado por un artículo breve. El artículo crea la obligación, el anexo la describe — y el anexo se actualiza sin reabrir el contrato.
- un artículo «Reversibilidad» que remita al anexo y prevea su actualización al menos una vez al año;
- el anexo mismo, con los ocho puntos anteriores;
- una cláusula de supervivencia: las obligaciones de reversibilidad sobreviven al fin del contrato, sea cual sea su causa — incluida la resolución por incumplimiento;
- una penalización que se active por un plazo incumplido, hecho constatable, y no por una apreciación de calidad.
La trampa más común cabe en una línea: supeditar la reversibilidad al pago de todas las cantidades debidas. Una sola factura en disputa basta entonces para retener sus datos. Si esa frase está en su contrato, es la primera que hay que suprimir.
Un plan que nunca se ha ejecutado no existe
Un plan de reversibilidad que nunca ha funcionado es una suposición. La única manera de saber si aguanta es hacerlo: pedir la exportación, tomarla, e intentar reconstruir algo utilizable en otro sitio. Una vez al año, media jornada.
Casi siempre se descubren las mismas tres cosas: un conjunto voluminoso que se había olvidado, un campo que ya nadie sabe definir, y un paso que exige un acceso que ya nadie tiene. Las tres se corrigen en una hora mientras la relación es buena. Ninguna se corrige el día de la marcha.
Qué aspecto tiene aquí
KnowledgeCapital sirve un espacio por organización, en su propia base de datos. La exportación completa de ese espacio — la base, los medios asociados, la identidad y los parámetros — se lanza desde una pantalla, por el responsable del espacio, sin pasar por nosotros. La importación hace el camino inverso, incluso hacia sus propios servidores. Cada exportación y cada importación queda inscrita en el registro de auditoría: quién, cuándo, qué espacio.
El detalle de lo que contiene el archivo está en la página Reversibilidad, y la instalación en sus propios servidores en la página Alojar el producto en sus propios servidores.
Una pregunta que hacer hoy. Pida este plan a cada uno de sus proveedores, nosotros incluidos. La respuesta — su precisión, y el tiempo que tarda en llegar — le enseñará más sobre ellos que cualquier demostración.
Véase también: Reversibilidad: exportar todos sus datos · Instalación local: la edición soberana · Seguridad y confinamiento de los datos · Copias de seguridad verificadas y continuidad · Gestión del conocimiento soberana, IA local · Elegir un sistema de gestión del conocimiento: 12 criterios
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de reversibilidad?
El documento, anexo al contrato, que describe cómo el servicio vuelve a usted o pasa a otro proveedor: qué, en qué formatos, en qué plazos, por quién, a qué coste y con qué prueba de borrado.
¿Qué cambia el Data Act para la reversibilidad?
Desde el 12 de septiembre de 2025, fija un preaviso de cambio de dos meses como máximo, una transición de treinta días como máximo, al menos treinta días para recuperar los datos y, a partir del 12 de enero de 2027, la prohibición de cobrar por cambiar de proveedor.
¿Reversibilidad y portabilidad son lo mismo?
No. La portabilidad saca sus datos en un formato legible en otro lugar; la reversibilidad le devuelve un servicio que funciona, con los formatos, el esquema, la configuración y la ayuda necesarios.
¿Qué cláusula hay que tachar primero?
La que condiciona la reversibilidad al pago de todas las sumas debidas: basta entonces una sola factura discutida para retener sus datos.