En resumen. Un sistema de gestión del conocimiento no se avería: se apaga. Sigue vivo mientras se renueven las evaluaciones, las contribuciones validadas y un mapa que se abre en las reuniones. Cuente con diez minutos al día, una hora a la semana en cinco pantallas y una reunión al mes que decide entre tres y cinco acciones.
Cada día: diez minutos
Cada semana: una hora
| Pantalla | La pregunta que hay que hacerse | Si la respuesta es «sí» |
|---|---|---|
| Gestión del saber › Riesgo de saber | ¿Algún saber ha pasado a tener un solo poseedor? | Un plan de acción (caso 1) |
| Gestión del saber › Planes de acción | ¿Hay algún plan con retraso? | Recordárselo a su responsable o revisar el plazo |
| Decisiones e informes › Adopción y recordatorios | ¿Hay fichas estancadas o recordatorios por enviar? | Enviar los recordatorios (caso 5) |
| Evaluaciones › Campañas de pruebas › «3. Seguimiento» | ¿Hay pruebas con retraso? | Enviar un recordatorio, o cambiar el lugar y el plazo |
| Glosario | ¿Hay palabras que se repiten sin definición? | Definirlas o confiar una categoría a un experto |
Cada mes: la reunión que crea el hábito
Cada trimestre
- Una campaña de pruebas sobre lo que ha pasado a naranja o a rojo (o dejar que lo haga la campaña automática);
- revisar la rejilla de criticidad y los objetivos: ¿lo que importaba hace tres meses sigue importando?
- Decisiones e informes › Análisis predictivo: lo que va a cambiar de estado en los próximos doce meses;
- un registro de tiempo (Administración › Registro de tiempo) si quiere comprobar que el tiempo real dedicado corresponde al referencial.
Véase también: Cuando se detecta algo: las situaciones y qué hacer, paso a paso · Los informes: el tablero de decisión, los informes listos para usar y el suyo propio · Mantener el referencial al día sin dedicarle jornadas enteras · Software de gestión del conocimiento: cómo elegir · Plan de relevo: sucesión de los saberes críticos
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo hay que dedicar cada semana a la gestión del conocimiento?
Bastan diez minutos al día y una hora a la semana, más una reunión mensual de 45 minutos y una revisión trimestral.
¿Cómo saber si un sistema de gestión del conocimiento se está apagando?
Por tres señales: contribuciones en espera desde hace semanas, fichas validadas que nadie lee y ninguna evaluación desde hace tres meses.
¿Qué se revisa en la reunión mensual?
El tablero de decisión, el diagnóstico estructura por estructura y el saber no explotado; después se deciden entre tres y cinco acciones, no más, y cada una se convierte en un plan de acción con fecha.