En bref. Un système de gestion des connaissances ne tombe pas en panne : il s'éteint. Il vit tant que des évaluations, des contributions validées et une carte ouverte en réunion se renouvellent. Comptez dix minutes par jour, une heure par semaine sur cinq écrans, et une réunion par mois qui décide trois à cinq actions.
Chaque jour — dix minutes
Chaque semaine — une heure
| Écran | La question à se poser | Si la réponse est « oui » |
|---|---|---|
| Pilotage du savoir › Risque de savoir | Un nouveau savoir n'a-t-il plus qu'un détenteur ? | Un plan d'action (cas 1) |
| Pilotage du savoir › Plans d'action | Un plan est-il en retard ? | Relancer son responsable, ou revoir l'échéance |
| Décisions & rapports › Adoption & rappels | Des fiches s'enlisent, des rappels sont à envoyer ? | Envoyer les rappels (cas 5) |
| Évaluations › Campagnes de tests › « 3. Suivi » | Des tests sont-ils en retard ? | Relancer, ou changer le lieu et le délai |
| Glossaire | Des mots reviennent sans définition ? | Définir, ou confier une catégorie à un expert |
Chaque mois — la réunion qui installe l'habitude
Chaque trimestre
- Une campagne de tests sur ce qui est passé à l'orange ou au rouge (ou laisser la campagne automatique le faire) ;
- relire la grille de criticité et les objectifs : ce qui comptait il y a trois mois compte-t-il encore ?
- Décisions & rapports › Analyses prédictives : ce qui va basculer dans les douze mois ;
- un relevé du temps (Administration › Relevé du temps) si vous voulez vérifier que le temps réel passé correspond au référentiel.
À lire aussi : Quand quelque chose est identifié : les situations, et quoi faire pas à pas · Le reporting : le tableau de décision, les rapports prêts, et le vôtre · Tenir le référentiel à jour, sans y passer ses journées · Logiciel de gestion des connaissances : comment choisir · Plan de relève : succession des savoirs critiques
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il consacrer chaque semaine à la gestion des connaissances ?
Dix minutes par jour et une heure par semaine suffisent, plus une réunion mensuelle de 45 minutes et une revue trimestrielle.
Comment savoir si un système de gestion des connaissances s'essouffle ?
Trois signes : des contributions en attente depuis des semaines, des fiches validées jamais lues, et aucune évaluation depuis trois mois.
Que regarde-t-on lors de la revue mensuelle ?
Le tableau de décision, le diagnostic structure par structure et le savoir non exploité, puis on décide trois à cinq actions, pas plus, chacune devenant un plan d'action daté.