En bref. En une heure, on obtient une vraie réponse en cartographiant un seul processus, complètement : sa structure, ses tâches pondérées, cinq ou six personnes, les savoirs exigés, puis le niveau de maîtrise de chacun. L'écran « Risque de savoir » montre alors les savoirs à forte criticité et le nombre réel de leurs détenteurs.
Résistez à l'envie de tout cartographier. Le moyen le plus rapide de savoir si cet outil vous est utile est de cartographier entièrement un processus qui vous inquiète déjà, puis de regarder ce qui en ressort.
1. Créez votre structure
Dans Organigramme, créez le site ou le service qui porte le processus.
La hiérarchie est : Structure → Process → sub-process, aussi profonde que
nécessaire.
2. Déclarez le processus et ses tâches
Dans Processus, créez le processus et découpez-le en tâches, chacune dotée d'un poids. Ce sont les poids qui donnent son sens au score du processus — une tâche qui représente 40 % du travail ne doit pas compter autant qu'une tâche qui en représente 5 %.
3. Ajoutez les personnes
Dans Personnes, ajoutez celles et ceux qui font réellement tourner ce processus. Cinq ou six suffisent pour un premier passage. Vous pourrez importer une liste plus tard.
4. Déclarez les connaissances
Dans Compétences & Connaissances, rattachez les compétences au processus, et les connaissances aux compétences. Formulez-les comme un praticien les dirait à voix haute — « redémarrer la ligne après un arrêt d'urgence », et non « procédures d'exploitation ».
5. Évaluez la maîtrise
Pour chaque personne et chaque connaissance, fixez un niveau de maîtrise de 0 à 5 : dans Compétences & Connaissances, cliquez une connaissance puis Déclarer un détenteur — ou, depuis la fiche d'une personne, Attribuer. Le lien est direct, sans passer par une tâche. C'est l'étape que l'on veut sauter, et c'est la seule qui ne puisse pas l'être : sans elle, la disponibilité ne peut pas être calculée, et la criticité ne veut rien dire.
6. Regardez le résultat
Ouvrez Risque de savoir. Ce que vous devriez voir : une courte liste d'éléments à criticité élevée — et, en regard de chacun, le nombre de personnes qui les détiennent réellement. Si ce nombre vaut 1 quelque part, vous avez trouvé un sujet qui mérite une réunion.
Ce que produit une bonne première heure. Pas une cartographie complète. Un processus, évalué honnêtement, et deux ou trois faits dérangeants que vous n'aviez pas par écrit ce matin.
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Questions fréquentes
Faut-il tout cartographier avant de voir un résultat ?
Non. Un seul processus, honnêtement évalué, produit déjà des constats utiles. On étend ensuite, processus par processus.
Quelle étape ne peut pas être sautée ?
L'évaluation de la maîtrise. Sans elle, la disponibilité ne peut pas être calculée et la criticité ne veut rien dire.
Où voit-on le résultat ?
Dans l'écran « Risque de savoir » : les savoirs à forte criticité avec, pour chacun, le nombre de personnes qui les détiennent réellement.