Étape 4 — Processus et tâches : ce qui rend un savoir pertinent
Créer les processus et leurs tâches, dire ce que chaque tâche exige et qui la tient : c'est ce lien qui rend un savoir pertinent.
En bref. Une connaissance qu'aucune tâche n'exige est un mot dans une liste. Dans Connaissances puis Processus & Tâches, vous créez un processus par service, ses tâches et leur pondération, puis vous dites ce que chaque tâche exige comme compétence et à quel niveau, et qui la tient aujourd'hui. Une tâche sans personne n'entre dans aucun calcul.
Une connaissance qu'aucune tâche n'exige est un mot dans une liste. Exigée par une tâche, elle a une pertinence : elle sert, tous les jours ou une fois par an, et le système le sait.
1. Créer un processus
1
Connaissances › Processus & Tâches. Passez en Vue liste (édition).
2
1 Choisissez la structure en haut (« Maintenance »).
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Cliquez + nouveau processus racine pour cette structure. 2 Le nom du processus (« Maintenir les presses »), 3 sa nature (métier ou support), puis 4 le bouton d'ajout.
Un nouveau processus : la structure, le nom, la nature, puis le bouton d'ajout.
2. Ajouter ses tâches
1
Sur la ligne du processus : + tâche.
2
1 Le nom de la tâche (« Redémarrer une presse après arrêt »), 2 sa pondération dans le processus, en pourcentage (visez un total de 100 % pour les tâches d'un même processus : 50 % chacune pour deux tâches), 3 une durée maximale, facultative, puis 4 le bouton d'ajout.
3
Recommencez : « Régler les matrices » ; puis, pour Production, le processus « Conduire la ligne 2 » avec « Changer de format » et « Démarrer une série ».
Une nouvelle tâche : le nom, la pondération, la durée maximale, puis le bouton d'ajout.
Des sous-processus ?+ sous-processus sur une ligne de processus. Inutile au démarrage : deux niveaux suffisent presque toujours. pondérer les tâches rééquilibre les pourcentages d'un coup.
3. Dire ce que chaque tâche exige
1
Cliquez le nom d'une tâche : elle s'ouvre sur deux blocs.
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Bloc « Ce qu'elle exige » : 1 la compétence, 2 le niveau requis (de 1 à 5 ; 3 = autonome), 3 « essentielle » si l'on ne peut pas tenir la tâche sans elle, puis 4Exiger.
Ce qu'une tâche exige : la compétence, le niveau requis, « essentielle », puis « Exiger ».
Essentielle ou non ? Une compétence essentielle manquante interdit de tenir la tâche ; une compétence secondaire la rend seulement moins efficace. Le niveau requis se compare au niveau mesuré des personnes : c'est ce qui allume les écarts dans le diagnostic.
4. Dire qui tient la tâche
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Bloc « Qui la tient aujourd'hui » : 1 tapez le début d'un nom, puis 2 cliquez la personne dans la liste qui apparaît.
2
Ajoutez toutes les personnes qui tiennent réellement la tâche. Dans l'exemple : Awa et Karim sur les deux tâches de maintenance ; Sofia, Youssef et Léa sur la ligne 2.
Qui tient la tâche : taper le début d'un nom, puis choisir la personne.
Pourquoi c'est important. Une tâche sans personne n'entre dans aucun calcul (santé des structures, relevé du temps, diagnostic). Et le questionnaire « qui appelez-vous ? » que vos collaborateurs rempliront à leur première connexion se construit à partir des connaissances de LEURS tâches : affectez-les avant d'ouvrir les comptes.
L'état du système, à mi-parcours
L'état du système à mi-parcours : les premières lignes sont passées au vert.
L'organigramme et les comptes sont au vert. Les lignes encore orange — objectifs, rattachements aux objectifs, grille de criticité, comités, questions — sont les étapes 6, 8 et 9.
Le lien qui garde la carte juste.Rattacher les savoirs aux tâches, c'est ce qui permet de tester chacun sur ce qu'il fait vraiment et de voir un écart dès que l'activité change. À voir sur vos propres processus, 14 jours, sans carte bancaire. Ouvrir un espace d'essai gratuit (14 jours, sans carte) ou demander une démonstration.
