الخطوة 4 — العمليات والمهام: ما يجعل المعرفة ذات صلة
كيف تنشئون العمليات ومهامها، وتبيّنون ما تتطلبه كل مهمة ومن يتولاها اليوم: هذا الرابط هو ما يجعل المعرفة ذات صلة ويُبقي الخريطة صحيحة.
باختصار. المعرفة التي لا تتطلبها أي مهمة مجرد كلمة في قائمة. في المعارف ثم العمليات والمهام، تنشئون عملية لكل قسم، ومهامها وترجيحها، ثم تبيّنون ما تتطلبه كل مهمة من كفاءة وبأي مستوى، ومن يتولاها اليوم. والمهمة التي لا يتولاها أحد لا تدخل في أي حساب، فأسندوا المهام قبل فتح الحسابات.
المعرفة التي لا تتطلبها أي مهمة مجرد كلمة في قائمة. أما إذا تطلبتها مهمة، فلها صلة: إنها تُستعمل، كل يوم أو مرة في السنة، والنظام يعرف ذلك.
1. إنشاء عملية
1
المعارف › العمليات والمهام. انتقلوا إلى عرض القائمة (تحرير).
2
1 اختاروا الهيكل في الأعلى («Maintenance»، أي الصيانة).
3
انقروا + عملية جذرية جديدة لهذا الهيكل. 2 اسم العملية («Maintenir les presses»، أي صيانة المكابس)، 3 طبيعتها (أساسية أو داعمة)، ثم 4 زر الإضافة.
عملية جديدة: الهيكل، والاسم، والطبيعة، ثم زر الإضافة.
2. إضافة مهامها
1
على سطر العملية: + مهمة.
2
1 اسم المهمة («Redémarrer une presse après arrêt»، أي إعادة تشغيل مكبس بعد توقف)، 2 ترجيحها في العملية، بالنسبة المئوية (استهدفوا مجموع 100 % لمهام العملية الواحدة: 50 % لكل منهما إن كانتا مهمتين)، 3 مدة قصوى، اختيارية، ثم 4 زر الإضافة.
3
كرّروا: «Régler les matrices» (ضبط القوالب)؛ ثم، لقسم Production (الإنتاج)، العملية «Conduire la ligne 2» (تشغيل الخط 2) مع «Changer de format» (تغيير المقاس) و«Démarrer une série» (بدء سلسلة).
مهمة جديدة: الاسم، والترجيح، والمدة القصوى، ثم زر الإضافة.
عمليات فرعية؟+ عملية فرعية على سطر عملية. لا حاجة إليها في البداية: فمستويان يكفيان في أغلب الأحيان. وترجيح المهام يعيد موازنة النسب دفعة واحدة.
3. بيان ما تتطلبه كل مهمة
1
انقروا اسم مهمة: فتُفتح على كتلتين.
2
كتلة «ما تتطلبه»: 1 الكفاءة، 2 المستوى المطلوب (من 1 إلى 5؛ 3 = مستقل)، 3 «أساسية» إذا تعذّر أداء المهمة بدونها، ثم 4اشتراط.
ما تتطلبه مهمة: الكفاءة، والمستوى المطلوب، و«أساسية»، ثم «اشتراط».
أساسية أم لا؟ غياب كفاءة أساسية يمنع أداء المهمة؛ أما غياب كفاءة ثانوية فيجعل الأداء أقل كفاءة فحسب. ويُقارن المستوى المطلوب بالمستوى المقيس لدى الأشخاص: هذا ما يُبرز الفجوات في التشخيص.
4. بيان من يتولى المهمة
1
كتلة «من يتولاها اليوم»: 1 اكتبوا بداية اسم، ثم 2 انقروا الشخص في القائمة التي تظهر.
2
أضيفوا كل الأشخاص الذين يتولون المهمة فعلًا. في المثال: Awa وKarim على مهمتَي الصيانة؛ وSofia وYoussef وLéa على الخط 2.
من يتولى المهمة: كتابة بداية اسم، ثم اختيار الشخص.
لماذا هذا مهم. المهمة التي لا يتولاها أحد لا تدخل في أي حساب (صحة الهياكل، تسجيل الوقت، التشخيص). كما أن استبيان «بمن تتصل؟» الذي سيملؤه موظفوكم عند أول تسجيل دخول لهم يُبنى من معارف مهامهم هم: فأسندوا المهام قبل فتح الحسابات.
حالة النظام في منتصف الطريق
حالة النظام في منتصف الطريق: الأسطر الأولى أصبحت خضراء.
الهيكل التنظيمي والحسابات باللون الأخضر. أما الأسطر التي لا تزال برتقالية — الأهداف، والروابط بالأهداف، وشبكة الحرجية، واللجان، والأسئلة — فهي موضوع الخطوات 6 و8 و9.
