KnowledgeCapital

KnowledgeCapital › التوثيق

قيادة النظام: كل يوم، وكل أسبوع، وكل شهر

الإيقاع الذي يُبقي مساحة إدارة المعرفة حيّة: عشر دقائق كل يوم، وساعة كل أسبوع، واجتماع كل شهر، وما يُنظر فيه في كل مرة، شاشةً بعد شاشة.

باختصار. نظام إدارة المعرفة لا يتعطّل: بل ينطفئ. ويبقى حيًّا ما دامت التقييمات والمساهمات المصادَق عليها وخريطة تُفتح في الاجتماعات تتجدّد. احسبوا عشر دقائق كل يوم، وساعة كل أسبوع على خمس شاشات، واجتماعًا شهريًا يقرّر من ثلاثة إلى خمسة إجراءات لا أكثر، ويصبح كل إجراء خطة عمل مؤرَّخة.

نظام إدارة المعرفة لا يتعطّل: بل ينطفئ. يبقى حيًّا ما دامت ثلاثة أشياء تتجدد — التقييمات، والمساهمات المصادَق عليها، وخريطة تُفتح في الاجتماعات. وهذا الإيقاع يكفي لصيانتها، دون أن تقضوا أيامكم فيها.

كل يوم — عشر دقائق

1
الجرس 🔔 في أعلى الشاشة إلى اليسار: ما هو موجَّه إليكم (بطاقة للمصادقة، سؤال خبير، تنبيه).
2
قاعدة المعارف › طابور المصادقة (إن كنتم أعضاء في لجنة): ما ينتظر رأيكم.
3
مركز الخبرة › إجابتي منتظَرة: الأسئلة التي يُنتظر جوابكم عنها. والسؤال المعطِّل يتقدّم على كل شيء.
قائمة انتظار المصادقة في قاعدة المعارف.
قائمة انتظار المصادقة في قاعدة المعارف.

كل أسبوع — ساعة

الشاشةالسؤال الذي يُطرحإذا كان الجواب «نعم»
قيادة المعرفة › مخاطر المعرفةهل أصبحت معرفة جديدة بحامل واحد فقط؟خطة عمل (الحالة 1)
قيادة المعرفة › خطط العملهل تأخرت خطة ما؟تذكير مسؤولها، أو مراجعة الموعد النهائي
القرارات والتقارير › التبني والتذكيراتهل هناك بطاقات تتعثّر، أو تذكيرات يجب إرسالها؟إرسال التذكيرات (الحالة 5)
التقييمات › حملات الاختبار › «3. المتابعة»هل تأخرت اختبارات؟التذكير، أو تغيير المكان والمهلة
المسردهل تتكرر كلمات بلا تعريف؟تعريفها، أو إسناد فئة إلى خبير
التبني والتذكيرات: الفترة، والتذكيرات المراد إرسالها، والبطاقات المتعثرة والخاملة.
التبني والتذكيرات: الفترة، والتذكيرات المراد إرسالها، والبطاقات المتعثرة والخاملة.

كل شهر — الاجتماع الذي يرسّخ العادة

1
القرارات والتقارير › لوحة القرار، مُصدَّرة بصيغة PDF أو Excel: المعارف ذات الحامل الوحيد، والمغادرات المقبلة، وعمليات النقل العاجلة، وصحة القاعدة.
2
قيادة المعرفة › التشخيص: ثغرات المعرفة وصحة القاعدة، هيكلًا هيكلًا.
التشخيص: صحة القاعدة وثغرات المعرفة.
التشخيص: صحة القاعدة وثغرات المعرفة.
3
قيادة المعرفة › المعرفة غير المستغلة: ما تكشفه السير الذاتية ولا تستعمله أي مهمة.
4
قرّروا، في الاجتماع، من ثلاثة إلى خمسة إجراءات: لا أكثر. ويصبح كل منها خطة عمل مؤرَّخة.
لوحة القرار، وتصديرها إلى Excel وPDF.
لوحة القرار، وتصديرها إلى Excel وPDF.

كل ربع سنة

العلامات الثلاث لمساحة تغفو. مساهمات تنتظر منذ أسابيع (اللجنة لا تجتمع)؛ وبطاقات مصادَق عليها لا تُقرأ أبدًا (لا تجيب عن أي سؤال، أو لا يُعثر عليها)؛ ولا تقييم منذ ثلاثة أشهر (الخريطة تُظهر الماضي). لكل علامة من هذه العلامات شاشتها أعلاه، وعلاجها في المواقف وما يجب فعله.
ليس للجميع الإيقاع نفسه. الموظف: اختباراته، ومهامه، والقاعدة، من مساحتي. المسؤول: الرأي قبل اللجنة وتقييم فريقه. مدير المعرفة: كل ما سبق. الإدارة العليا: لوحة القرار مرة في الشهر.
عشر دقائق في اليوم تكفي.يشير النظام بنفسه إلى ما يتطلب قرارًا: معرفة لم يبق لها إلا حامل واحد، وخطة متأخرة، وبطاقات تتعثّر. شاهدوا هذا الإيقاع على مساحتكم أنتم: 14 يومًا، دون بطاقة بنكية. افتحوا مساحة تجريبية مجانية (14 يومًا، دون بطاقة) أو اطلبوا عرضًا توضيحيًا.

اقرؤوا أيضًا: حين يُرصد أمر ما: المواقف، وما يجب فعله خطوة بخطوة · التقارير: لوحة القرار، والتقارير الجاهزة، وتقريركم الخاص · تحديث المرجعية، دون أن تقضوا أيامكم فيها · برنامج إدارة المعرفة: كيف تختارون · خطة الإحلال: تعاقب المعارف الحرجة

أسئلة شائعة

كم من الوقت تتطلب إدارة المعرفة كل أسبوع؟

تكفي عشر دقائق كل يوم وساعة كل أسبوع، مع اجتماع شهري من 45 دقيقة ومراجعة كل ربع سنة.

كيف نعرف أن نظام إدارة المعرفة يغفو؟

ثلاث علامات: مساهمات تنتظر منذ أسابيع، وبطاقات مصادَق عليها لا تُقرأ قط، ولا تقييم منذ ثلاثة أشهر.

ماذا نراجع في الاجتماع الشهري؟

لوحة القرار، والتشخيص هيكلًا هيكلًا، والمعرفة غير المستغلة. ثم تُقرَّر من ثلاثة إلى خمسة إجراءات لا أكثر، ويصبح كل منها خطة عمل مؤرَّخة.

التوثيق