حين يُرصد أمر ما: المواقف، وما يجب فعله خطوة بخطوة
ثلاثة عشر موقفًا وما يُفعل في كل منها خطوة بخطوة: حامل وحيد، وتقاعد، ووافد جديد، وانتقال، وبطاقة خاملة، وموصِّل في حالة خطأ.
باختصار. النظام يرصد، وأنتم تقرّرون. تجمع هذه الصفحة ثلاثة عشر موقفًا، من الأكثر تكرارًا إلى الأندر: معرفة لا يحملها إلا شخص واحد، ومغادرة معلَنة، وانتقال داخلي، ووافد جديد، وبطاقات تتعثّر، وموصِّل في حالة خطأ. ويذكر كل موقف أين ترونه وما تفعلونه بالترتيب، وتُغلق كل خطة بإعادة القياس.
يذكر كل موقف أدناه أين ترونه، ثم ما تفعلونه، بالترتيب. وهي مرتّبة من الأكثر تكرارًا إلى الأندر.
1. معرفة لا يحملها إلا شخص واحد
أين ترونه. ترتفع معرفة إلى المنطقة الحمراء على الخريطة؛ وتظهر في مخاطر المعرفة وفي لوحة القرار («معارف بحوزة شخص واحد»).
1
افتحوا المعرفة: من يحملها، وبأي مستوى، ومن الأقرب إليها (الهيكل نفسه، ومستوى إتقان قريب).
2
اختاروا الإجراء: نقل المعرفة (عمل ثنائي مع بديل معيَّن)، أو التكوين، أو كتابة بطاقة (لما لا يوجد إلا في رأس صاحبه)، بل التوظيف أو المناولة أيضًا.
3
قيادة المعرفة › خطط العمل: 1 العنوان، 2 نوع الإجراء، 3 الموعد النهائي، 4 وصف، ثم 5إنشاء الخطة. أو 6توليد من التشخيص: خطة لكل تنبيه حرج، دفعة واحدة.
4
تابعوا الخطة من عمود إلى عمود (للتخطيط ← مُخطَّط ← قيد التنفيذ ← مُنجَز).
5
حين تُنجز، إغلاق (إعادة قياس): يعيد النظام القياس. ولا تُعدّ الحلقة «مغلقة» إلا إذا قُيّم البديل فعلًا بالمستوى المطلوب — وإلا أخبركم النظام بذلك.
خطة عمل جديدة: العنوان، والنوع، والموعد النهائي، والوصف، و«إنشاء الخطة» — أو «توليد من التشخيص».
Awa والمكبس P-12. الخطة «Former un second détenteur : redémarrage de la P-12» (تكوين حامل ثانٍ: إعادة تشغيل المكبس P-12)، من نوع نقل، وKarim يُكوَّن حتى المستوى 3، والموعد النهائي منتصف ديسمبر. تكتب Awa بطاقة عمليات التحقق؛ ويُختبر Karim بعد ثلاث عمليات إعادة تشغيل بمرافقتها؛ فتغادر النقطة المنطقة الحمراء.
خطط العمل، من عمود إلى عمود، حتى إعادة القياس.
2. الإعلان عن مغادرة (تقاعد، استقالة، انتقال إلى الخارج)
أين ترونه. تعلمون به من الموارد البشرية — أو يعلنه لكم النظام: فتاريخ الميلاد المُدخل يُظهر حالات التقاعد ضمن الأفق المضبوط (الإعدادات › «المغادرات ونقل المعرفة»).
1
الإدارة › الموظفون، فتح على الشخص، ثم الخروج من الملاك.
2
1 تاريخ الخروج المتوقع، ثم 2تأكيد الخروج. لا يُمحى شيء: يبقى الشخص في السجل، وتُحتسب المعارف من جديد بدونه ابتداءً من ذلك التاريخ.
3
انظروا فورًا ما تتركه هذه المغادرة دون حامل: فالخريطة ومخاطر المعرفة يُعاد حسابهما. ولكل معرفة تتحول إلى الأحمر: الحالة 1.
4
قبل التاريخ: اطلبوا منه كتابة ما ينفرد بمعرفته (بطاقات دروس مستفادة)، وأن يجيب عن الأسئلة المعلّقة في مركز الخبرة حول مواضيعه.
«الخروج من الملاك»: تاريخ الخروج، ثم التأكيد.
3. شخص يغيّر قسمه أو منصبه
أين ترونه. انتقال داخلي، أو ترقية.
1
بطاقة الشخص، تغيير ارتباطه….
2
1 الهيكل الجديد، 2 السبب، 3 المنصب الجديد إن تغيّر، ثم 4تسجيل الحركة. الحركة مؤرَّخة: تُغلق الفترة السابقة، ولا تُمحى أبدًا.
3
حدّثوا مهامه (الخطوة 4 من الإعداد): فما لم يعد يؤديه يجب ألا يُحسب بعد الآن ضمن ما يتولاه.
«تغيير ارتباطه…»: الهيكل الجديد، والسبب، والمنصب الجديد، ثم تسجيل الحركة.
4. وافد جديد
أين ترونه. تعلنه لكم الموارد البشرية، أو يظهر في الاستيراد الشهري.
1
أنشئوا بطاقته (أو دعوا الاستيراد ينشئها)، مع منصبه وهيكله.
2
أسندوا إليه مهامه: فهذا ما سيبني استبيان استقباله.
3
افتحوا حسابه، بدور الموظف.
4
عند أول تسجيل دخول له، ترشده شاشة بداية موجَّهة في خمس خطوات. ثم تقيس حملة بالنمط التكيّفي مستواه الفعلي، على معارف مهامه.
5
عيّنوا له مرجعًا لكل معرفة حرجة في مهامه (أقرب حامل): هكذا يبدأ نقل المعرفة.
5. بطاقات تتعثّر أو تخمل
أين ترونه.التبني والتذكيرات: «بطاقات متعثرة» (تنتظر المصادقة منذ مدة طويلة جدًا)، و«بطاقات خاملة» (مصادَق عليها، لم تُقرأ قط)، و«تذكيرات للإرسال».
1
البطاقات المتعثرة: ذكّروا اللجنة المعنية؛ وإذا لم يكن للجنة عضو نشط، فأكملوها (دورة المصادقة).
2
البطاقات الخاملة: تحقّقوا من أنها مرتبطة بالمعرفة الصحيحة، وأن عنوانها يتضمن الكلمات التي يُبحث بها؛ وإلا فأرشفوها.
3
أرسلوا التذكيرات المقترحة: فهي تستهدف الأشخاص الذين لم تُكتب معرفتهم بعد.
4
يسرد تبويب لإعادة التحقق في القاعدة البطاقات الواجب مراجعتها عند حلول أجلها (كل X يومًا في المنطقة الحمراء أو البرتقالية، وهي مدة قابلة للضبط).
6. سؤال يبقى بلا جواب
أين ترونه.مركز الخبرة: سؤال مفتوح منذ مدة طويلة، أو السؤال نفسه مطروح عدة مرات (يرصده النظام ويقترح خطة عمل مصدرها «سؤال يتكرّر»).
1
افتحوا السؤال: يقترح النظام على من يُطرح (حاملو المعرفة، بحسب المستوى والتوفّر).
2
عيّنوا خبيرًا أو اثنين؛ فيصلهم إشعار.
3
حين يصل جواب جيد، اجعلها بطاقة: فيصبح بطاقة، تذهب إلى اللجنة، ثم إلى القاعدة. ولن يُطرح السؤال مجددًا.
طرح سؤال على مركز الخبرة: العنوان، والتفاصيل، والمعرفة، ودرجة الاستعجال.
لطرح سؤال بأنفسكم: 1 عنوان من سطر واحد، 2 التفاصيل (السياق، وما جُرّب من قبل)، 3 المعرفة المعنية، 4 درجة الاستعجال («معطِّل» إذا كان شيء ما متوقفًا). 5 يقترح «لمن تُوجَّه» عندئذ الأشخاص الذين يحملون هذه المعرفة: عيّنوا واحدًا أو اثنين منهم — أو اطرحوا السؤال دون تعيين أحد.
7. حادث، أو عطل، أو وضعية حرجة
أين ترونه. في الميدان: يقع أمر يتطلب معرفة نادرة.
1
قاعدة المعارف › المواقف الحرجة، الإبلاغ عن وضعية حرجة.
2
1 ما يحدث، في جملة واحدة؛ 2 خطورته من 1 إلى 9؛ 3 ما يجب معرفته إضافةً إلى ذلك؛ ثم 4إبلاغ.
3
الحلول والدروس المستفادة المودَعة بعد ذلك ترتبط بها: وفي المرة القادمة، يكون الجواب في القاعدة، مع اسم من عرف الحل.
الإبلاغ عن وضعية حرجة: ما يحدث، وخطورته، وما يجب معرفته، ثم «إبلاغ».
8. اختبارات فاشلة بالجملة
أين ترونه.إنشاء تقرير › «حيث تتعثّر التقييمات»، أو الجزء «3. المتابعة» من حملة.
1
انظروا هل يتركّز الإخفاق على سؤال (سؤال سيئ الصياغة: صحّحوه أو اسحبوه في الورشة) أم على معرفة (ثغرة حقيقية: خطة تكوين، الحالة 1).
2
تحقّقوا من معايرة الأشخاص (حملات الاختبار › «المنصب والخبرة»): فالمتمرّس الذي يُختبر كأنه خبير يفشل لأسباب خاطئة.
3
أعيدوا إطلاق حملة موجَّهة بعد التكوين: فهي التي تغلق الحلقة.
9. موصِّل في حالة خطأ
أين ترونه.مصادر البيانات والذكاء الاصطناعي: يتحول سطر الموصِّل إلى حالة خطأ؛ وينبّهكم الحارس أو الجرس.
1
افتحوا الموصِّل واقرؤوا الرسالة: فهي تذكر السبب بوضوح (وصول مرفوض، عنوان غير موجود، سرّ منتهي الصلاحية…).
2
السبب الأكثر شيوعًا في SharePoint: انتهاء صلاحية سرّ العميل (إذ يمنحه Microsoft Entra مدة محدّدة). أنشئوا سرًّا جديدًا من جهة Microsoft، والصقوه، ثم التحقق من الاتصال، واحفظوا.
3
في نظام الوثائق: تغيّرت كلمة مرور حساب القراءة، أو نُقل المجلد.
4
أعيدوا تشغيل مزامنة. لم يُفقد شيء: ما سبقت قراءته يبقى، ولا تُستدرك إلا الجولة الفائتة.
10. السير الذاتية تكشف معرفة لا تستعملها أي مهمة
أين ترونه.المعرفة غير المستغلة: يمتلئ المخزون مع كل سيرة ذاتية مودَعة.
1
1توليد المقترحات: يجمع النظام هذه المعارف حسب الموضوع ويقترح مهامَّ جديدة.
2
لكل مقترح: انقلوه إلى عملية (فيصبح مهمة، بمعارفها)، أو استبعدوه. لا يُطبَّق شيء دونكم.
3
2 يعرض عرض الروابط التي تقترحها الآلة أيضًا الروابط التي تقترحها الآلة بين هذه المعارف والمعارف الموجودة، مرتّبة حسب درجة الثقة.
المعرفة غير المستغلة: توليد المقترحات، وعرض الروابط المقترحة.
11. المنظمة تتغيّر (إعادة تنظيم، دمج أقسام)
أين ترونه. قرار من الإدارة العليا.
1
الهيكل التنظيمي، الهيكل المعني: نقل أو دمج في… أو تقسيم أو إغلاق الهيكل….
2
اقرؤوا اللوحة قبل المصادقة: فهي تذكر الأثر (كم شخصًا، وإلى أين يذهبون). ويجب استقبال أشخاص الهيكل المغلق في مكان آخر.
3
كل شيء مؤرَّخ في «سجل إعادة التنظيمات»: فتبقى التقارير السابقة صحيحة بالنسبة إلى زمنها.
12. معرفة تصبح متقادمة
أين ترونه. آلة تُسحب من الخدمة، أو طريقة يُتخلّى عنها.
1
اسحبوا أولًا المهام التي كانت تتطلبها (أو احذفوا المهمة): فتفقد المعرفة صلتها من تلقاء نفسها.
2
في البطاقات التي كانت تتحدث عنها: علّموها بأنها متقادمة بدلًا من حذفها (فالسجل يحفظ من كان يعرف ماذا، ومتى).
3
لا تحذفوا المعرفة نفسها إلا إذا لم تُستعمل قط: ويطلب حذف هذه المعرفة تأكيدًا.
13. تنبيه من مراقبة الخادم (تثبيت لديكم)
أين ترونه. رسالة بريد إلكتروني من الحارس: نسخة احتياطية فائتة، أو قرص يمتلئ، أو شهادة تنتهي صلاحيتها.
1
اقرؤوا الرسالة: فهي تذكر ما يسير على ما يرام، وما لا يسير، وما يجب فعله.
افتحوا المعرفة لتروا من يحملها ومن الأقرب إليها، واختاروا الإجراء — نقل المعرفة، أو التكوين، أو كتابة بطاقة —، وأنشئوا خطة عمل مؤرَّخة. ثم أغلقوها بإعادة القياس: فالحلقة لا تُغلق إلا إذا قُيّم البديل فعلًا بالمستوى المطلوب.
كيف نتعامل مع تقاعد في البرنامج؟
من بطاقة الشخص، «الخروج من الملاك» مع تاريخ الخروج المتوقع: لا يُمحى شيء، وتُحتسب معارفه من جديد بدونه ابتداءً من ذلك التاريخ. وانظروا فورًا ما تتركه المغادرة دون حامل، واطلبوا منه كتابة ما ينفرد بمعرفته قبل التاريخ.
ماذا نفعل حين يكون موصِّل في حالة خطأ؟
افتحوه واقرؤوا الرسالة، فهي تذكر السبب بوضوح. وفي SharePoint السبب الأكثر شيوعًا هو انتهاء صلاحية سرّ العميل: أنشئوا سرًّا جديدًا، والصقوه، وتحقّقوا من الاتصال، ثم أعيدوا المزامنة. لم يُفقد شيء، وتُستدرك الجولة الفائتة وحدها.
