ساعتكم الأولى: أول تشخيص حقيقي

باختصار. في ساعة واحدة تحصلون على جواب حقيقي برسم خريطة عملية واحدة كاملة: هيكلها، ومهامها الموزونة، وخمسة أو ستة أشخاص، والمعارف المطلوبة، ثم مستوى إتقان كل واحد. تعرض شاشة «مخاطر المعرفة» عندئذ المعارف ذات الحرجية المرتفعة والعدد الحقيقي لحائزيها.

قاوموا الرغبة في رسم خريطة كل شيء. فأسرع وسيلة لمعرفة ما إذا كانت هذه الأداة مفيدة لكم هي رسم خريطة عملية واحدة تقلقكم أصلاً، رسماً كاملاً، ثم النظر في ما يخرج منها.

1. أنشئوا هيكلكم

في الهيكل التنظيمي، أنشئوا الموقع أو المصلحة المالكة للعملية. والتسلسل هو: Structure → Process → sub-process، بالعمق الذي تحتاجونه.

2. صرّحوا بالعملية ومهامها

في العمليات، أنشئوا العملية وقسّموها إلى مهام، لكل منها وزن. فالأوزان هي ما يجعل نتيجة العملية ذات معنى — إذ لا ينبغي أن تُحتسب مهمة تمثل 40% من العمل بقدر ما تُحتسب مهمة تمثل 5%.

3. أضيفوا الأشخاص

في الأشخاص، أضيفوا الأفراد الذين يشغّلون تلك العملية فعلاً. خمسة أو ستة يكفون في المرحلة الأولى. ويمكنكم استيراد قائمة لاحقاً.

4. صرّحوا بالمعارف

في الكفاءات والمعارف، اربطوا الكفاءات بالعملية، والمعارف بالكفاءات. واكتبوها كما ينطقها الممارس بصوت عالٍ — «إعادة تشغيل الخط بعد توقف طارئ»، لا «إجراءات التشغيل».

5. قيّموا الإتقان

لكل شخص ولكل معرفة، حدّدوا مستوى إتقان من 0 إلى 5: في الكفاءات والمعارف، انقروا معرفة ثم تصريح بحامل — أو، من بطاقة الشخص، إسناد. الرابط مباشر، دون المرور بمهمة. هذه هي الخطوة التي يرغب الجميع في تخطيها، وهي الوحيدة التي لا يمكن تخطيها: فبدونها لا يمكن حساب التوافر، ولا تعني الحرجية شيئاً.

6. انظروا إلى النتيجة

افتحوا مخاطر المعرفة. ما ينبغي أن تروه: قائمة قصيرة من العناصر ذات الحرجية المرتفعة — وإلى جانب كل عنصر، عدد الأشخاص الحائزين عليه فعلاً. وإذا كان هذا العدد 1 في أي موضع، فقد وجدتم ما يستحق اجتماعاً.

اقرؤوا أيضًا: تجربة مجانية لمدة 14 يومًا والأسعار · استيراد بياناتكم وربط أنظمتكم · حرجية المعرفة: كيف تُحسب · كيف تبنون نظامًا لإدارة المعرفة من الصفر · خريطة الكفاءات: المنهج والبرنامج