En resumen. En una hora se obtiene una respuesta real cartografiando un solo proceso, por completo: su estructura, sus tareas ponderadas, cinco o seis personas, los saberes exigidos y el nivel de dominio de cada una. La pantalla «Riesgo de saber» muestra entonces los saberes de criticidad alta y el número real de sus poseedores.
Resista la tentación de cartografiarlo todo. La forma más rápida de ver si esta herramienta le resulta útil es cartografiar por completo un proceso que ya le preocupe y mirar qué sale de ahí.
1. Cree su estructura
En Organigrama, cree el centro o el departamento responsable del proceso.
La jerarquía es: Structure → Process → sub-process, con la profundidad
que haga falta.
2. Declare el proceso y sus tareas
En Procesos, cree el proceso y divídalo en tareas, cada una con un peso. Los pesos son los que hacen significativa la puntuación del proceso: una tarea que representa el 40 % del trabajo no debe contar tanto como otra que representa el 5 %.
3. Añada a las personas
En Personas, añada a quienes realmente ejecutan ese proceso. Con cinco o seis basta para una primera pasada. Más adelante podrá importar una lista.
4. Declare el conocimiento
En Competencias y conocimientos, asocie las competencias al proceso y los conocimientos a las competencias. Redáctelos como los diría en voz alta quien hace el trabajo: «reiniciar la línea tras una parada de emergencia», no «procedimientos operativos».
5. Evalúe el dominio
Para cada persona y cada conocimiento, fije un nivel de dominio de 0 a 5: en Competencias y conocimientos, haga clic en un conocimiento y luego en Declarar un portador — o, desde la ficha de una persona, Asignar. El vínculo es directo, sin pasar por una tarea. Este es el paso que todo el mundo quiere saltarse, y el único que no se puede saltar: sin él, la disponibilidad no se puede calcular y la criticidad no significa nada.
6. Mire el resultado
Abra Riesgo de saber. Lo que debería ver: una lista corta de elementos con una criticidad alta y, junto a cada uno, el número de personas que realmente lo poseen. Si ese número es 1 en algún caso, ha encontrado algo que merece una reunión.
Lo que produce una buena primera hora. No un mapa completo. Un proceso, evaluado con honestidad, y dos o tres hechos incómodos que esta mañana no tenía por escrito.
Véase también: Prueba gratuita de 14 días y precios · Importar sus datos y conectar sus sistemas · Criticidad de un saber: cómo se calcula · Cómo implantar la gestión del conocimiento desde cero · Mapeo de competencias: método y software
Preguntas frecuentes
¿Hay que cartografiarlo todo antes de ver un resultado?
No. Un solo proceso, evaluado con honestidad, ya produce constataciones útiles. Después se amplía, proceso a proceso.
¿Qué paso no puede saltarse?
La evaluación del dominio. Sin ella, la disponibilidad no puede calcularse y la criticidad no significa nada.
¿Dónde se ve el resultado?
En la pantalla «Riesgo de saber»: los saberes de criticidad alta con, para cada uno, el número de personas que realmente los poseen.