Paso 8 — El circuito de validación: quién valida lo que se escribe
Configurar el circuito de validación y crear un comité: quién valida las fichas antes de que entren en la base de conocimientos.
En resumen. Antes de ser visible para todos, una contribución pasa por un comité; sin comité, se queda esperando. En Administración y después Circuito de validación, usted elige si las contribuciones circulan durante la revisión, si un responsable opina antes del comité, y crea sus comités con sus miembros. El tiempo de espera se vigila.
Los colaboradores van a escribir: lecciones aprendidas, soluciones, respuestas de expertos convertidas en fichas. Antes de ser visible para todos, una contribución pasa por un comité. Sin comité, se queda esperando, y eso es una línea naranja en el estado del sistema.
1. Las reglas del circuito
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Administración › Circuito de validación.
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1 Elija a qué se aplican las reglas: a toda la organización (regla general) o a una estructura.
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2 «Dejar circular las contribuciones en revisión»: sin marcar (opción por defecto, prudente), una contribución solo existe para los demás una vez validada; marcada, es visible desde que se presenta, señalada como no validada, algo útil cuando prima la urgencia.
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3 «Hacer pasar las contribuciones por un responsable antes del comité»: una primera opinión del terreno antes del comité, estructura por estructura.
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4 El número de días durante los que una ficha retirada sigue siendo recuperable en la papelera (0 = nunca se destruye).
Las reglas del circuito de validación: ámbito, circulación, prevalidación, plazo de la papelera.
2. Crear un comité
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Bloque de los comités: 1 el nombre («Comité maintenance», comité de mantenimiento), 2 su estructura, 3Crear.
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Después, en la línea del comité, configurar: añada sus miembros (dos bastan para empezar) y su periodicidad de revisión.
Crear un comité de validación: su nombre, su estructura y, por último, «Crear».Configurar un comité: añadir sus miembros.
Un comité sin miembros lo bloquea todo. Las contribuciones de su ámbito esperan indefinidamente. Precisamente por eso el estado del sistema cuenta los comités «sin miembros».
3. El recorrido de una ficha
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Un colaborador presenta una contribución desde la Base de conocimientos (o convierte en ficha una respuesta del centro de experiencia).
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Si la prevalidación está activa, su responsable da su opinión (pestaña Mi opinión antes del comité).
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El comité la encuentra en la pestaña Cola de validación: la valida (con una nota de calidad), pide una corrección o la rechaza indicando el motivo.
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Una vez validada, la ficha se puede buscar, queda vinculada a sus conocimientos y aporta estrellas a su autor.
La cola de validación de la base de conocimientos.
El tiempo de espera se vigila: más allá del umbral fijado en Ajustes («Días de espera antes de «atrasada»»), la ficha se señala como atrasada, y el informe «¿Retiene las fichas el circuito de validación?» lo muestra a la dirección.
¿Quién valida las fichas de la base de conocimientos?
Un comité de validación, creado por estructura o para toda la organización. Valida con una nota de calidad, pide una corrección o rechaza indicando el motivo.
¿Qué pasa si un comité no tiene miembros?
Las contribuciones de su ámbito esperan indefinidamente. El estado del sistema cuenta los comités sin miembros precisamente por eso.
¿Una contribución es visible antes de su validación?
Por defecto no: solo existe para los demás una vez validada. La opción «Dejar circular las contribuciones en revisión» la hace visible desde que se presenta, señalada como no validada.
