En resumen. Esta guía lleva un espacio vacío desde el primer clic hasta la gestión diaria, pantalla por pantalla y en el orden en que aparecen. Un solo ejemplo la recorre, el Atelier Nord, lo bastante pequeño para introducirlo a mano. Cuente con media jornada para un primer servicio y ningún conocimiento técnico.
Esta guía acompaña a un cliente desde el primer clic en un espacio vacío hasta la gestión diaria del sistema: cada botón, cada campo, en el orden en que aparecen, con una captura tomada en el momento exacto en que usted verá la pantalla. Los recuadros naranjas numerados de las capturas (1, 2, 3…) se retoman tal cual en el texto.
Por qué desconcierta un espacio vacío
El espacio de demostración está lleno: cientos de personas, decenas de conocimientos, años de historial. En diez minutos se entiende su lógica. Luego se abre el espacio propio y todo parece distinto: las listas están vacías, los botones para añadir están solos en la página, las listas desplegables no ofrecen nada y el estado del sistema aparece en naranja. Es el mismo producto, antes de haberlo alimentado. Pero una pantalla vacía no se parece a una pantalla llena: es justo ahí donde la gente se pierde, y por eso esta guía se ha reproducido en un espacio realmente vacío.
El ejemplo: el Atelier Nord
Un único ejemplo recorre todas las páginas. Es lo bastante pequeño para introducirlo a mano y lo bastante realista para mostrar el riesgo que el sistema está hecho para revelar:
| Qué | Lo que se crea en esta guía |
|---|---|
| Organigrama | Atelier Nord (Taller Norte), con dos servicios debajo: Maintenance (Mantenimiento) y Production (Producción) |
| Puestos | Responsable maintenance (responsable de mantenimiento) · Technicien de maintenance (técnico de mantenimiento) · Chef d'équipe (jefe de equipo) · Opérateur de ligne (operador de línea) |
| Personas | Awa Diallo (responsable de mantenimiento, 38 años de oficio, nacida en 1964) · Karim Benali (técnico) · Sofia Rahal (jefa de equipo) · Youssef El Amrani y Léa Martin (operadores) |
| Competencias | Maintenance des presses (mantenimiento de las prensas) · Conduite de la ligne (conducción de la línea) |
| Conocimientos | Redémarrage de la presse P-12 après arrêt d'urgence (rearranque de la prensa P-12 tras una parada de emergencia) · Réglage du couple de serrage des matrices (ajuste del par de apriete de las matrices) · Diagnostic du bruit anormal du réducteur (diagnóstico del ruido anómalo del reductor) · Changement de format de la ligne 2 (cambio de formato de la línea 2) · Contrôle qualité au démarrage de série (control de calidad al inicio de serie) · Consignation électrique avant intervention (consignación eléctrica antes de intervenir) |
| Procesos | Maintenir les presses (mantener las prensas; 2 tareas) · Conduire la ligne 2 (conducir la línea 2; 2 tareas) |
| Lo que la guía va a revelar | El rearranque de la P-12 solo lo domina Awa, cuya jubilación se acerca. Nadie lo había puesto por escrito; el mapa lo va a mostrar. |
El orden, y por qué no se negocia
Saltarse un paso no ahorra tiempo: el paso reaparece dos pantallas más adelante, en forma de lista desplegable vacía.
Lo que necesita tener a mano
- la lista de sus servicios (aunque sea aproximada: se reorganiza con un clic);
- la lista de las personas de un primer servicio, con su puesto; una exportación a Excel de RR. HH. sirve tal cual;
- de cinco a diez saberes por servicio, nombrados como se nombran en el taller o en la oficina;
- solo para los conectores: la dirección de su sitio de SharePoint, de su gestor documental o de su intranet, y alguien que pueda crear un acceso de lectura.
La guía se lee en orden. La segunda mitad (la gestión diaria, las situaciones y qué hacer, las pruebas, la actualización del referencial, la IA y los informes) sirve después a diario.
Véase también: Paso 0 — Obtener su espacio vacío, iniciar sesión y proteger su cuenta · Paso 1 — El organigrama, a partir de una sola estructura · Fin de la puesta en marcha: la comprobación, línea por línea · Cómo implantar la gestión del conocimiento desde cero
Preguntas frecuentes
¿Por dónde empezar para cartografiar el saber de una organización?
Por el organigrama: todo lo demás se vincula a él. Después vienen los puestos y las personas, el referencial, los procesos y sus tareas, y por último el dominio.
¿Cuánto tiempo se tarda en configurar un espacio vacío?
Cuente con media jornada para un primer servicio. No se necesita ningún conocimiento técnico.
¿Qué hay que preparar antes de empezar?
La lista de sus servicios, la de las personas de un primer servicio con su puesto (una exportación a Excel de recursos humanos sirve tal cual) y de cinco a diez saberes por servicio nombrados con las palabras del oficio.