En bref. Ce guide mène un espace vierge du premier clic jusqu'à la conduite quotidienne, écran par écran et dans l'ordre où on les rencontre. Un seul exemple le traverse, l'Atelier Nord, assez petit pour être tapé à la main. Comptez une demi-journée pour un premier service, et aucune compétence technique.
Ce guide accompagne un client du premier clic sur un espace vierge jusqu'à la conduite quotidienne du système : chaque bouton, chaque champ, dans l'ordre où on les rencontre, avec une capture prise au moment exact où vous verrez l'écran. Les cadres orange numérotés sur les captures (1, 2, 3…) sont repris tels quels dans le texte.
Pourquoi un espace vierge déroute
L'espace de démonstration est plein : des centaines de personnes, des dizaines de connaissances, des années d'historique. On y comprend la logique en dix minutes. Puis on ouvre son propre espace, et tout semble différent : les listes sont vides, les boutons d'ajout sont seuls sur la page, les listes déroulantes ne proposent rien, l'état du système est orange. C'est le même produit, avant qu'on l'ait nourri. Mais un écran vide ne ressemble pas à un écran plein — c'est exactement là que les gens se perdent, et c'est pour cela que ce guide a été rejoué sur un espace réellement vierge.
L'exemple : l'Atelier Nord
Un seul exemple traverse toutes les pages. Il est assez petit pour être tapé à la main, et assez réaliste pour montrer le risque que le système est fait pour révéler :
| Quoi | Ce qu'on crée dans ce guide |
|---|---|
| Organigramme | Atelier Nord, avec deux services en dessous : Maintenance et Production |
| Postes | Responsable maintenance · Technicien de maintenance · Chef d'équipe · Opérateur de ligne |
| Personnes | Awa Diallo (responsable maintenance, 38 ans de métier, née en 1964) · Karim Benali (technicien) · Sofia Rahal (chef d'équipe) · Youssef El Amrani et Léa Martin (opérateurs) |
| Compétences | Maintenance des presses · Conduite de la ligne |
| Connaissances | Redémarrage de la presse P-12 après arrêt d'urgence · Réglage du couple de serrage des matrices · Diagnostic du bruit anormal du réducteur · Changement de format de la ligne 2 · Contrôle qualité au démarrage de série · Consignation électrique avant intervention |
| Processus | Maintenir les presses (2 tâches) · Conduire la ligne 2 (2 tâches) |
| Ce que le guide va révéler | Le redémarrage de la P-12 n'est maîtrisé que par Awa, dont le départ en retraite approche. Personne ne l'avait écrit ; la carte va le montrer. |
L'ordre, et pourquoi il ne se négocie pas
Sauter une étape ne fait pas gagner de temps : elle revient deux écrans plus loin, sous la forme d'une liste déroulante vide.
Ce qu'il vous faut sous la main
- la liste de vos services (même approximative : on réorganise en un clic) ;
- la liste des personnes d'un premier service, avec leur poste — un export Excel des RH convient tel quel ;
- cinq à dix savoirs par service, nommés comme on les nomme à l'atelier ou au bureau ;
- pour les connecteurs seulement : l'adresse de votre site SharePoint, de votre GED ou de votre intranet, et quelqu'un qui peut créer un accès en lecture.
Le guide se lit dans l'ordre. La seconde moitié — la conduite au quotidien, les situations et quoi faire, les tests, la mise à jour du référentiel, l'IA et le reporting — sert ensuite tous les jours.
À lire aussi : Étape 0 — Obtenir son espace vierge, s'y connecter, sécuriser son compte · Étape 1 — L'organigramme, en partant d'une seule structure · Fin de la mise en place : le contrôle, ligne par ligne · Mettre en place la gestion des connaissances de zéro
Questions fréquentes
Par où commencer pour cartographier les savoirs de son organisation ?
Par l'organigramme : tout le reste s'y rattache. Viennent ensuite les postes et les personnes, le référentiel, les processus et leurs tâches, puis la maîtrise.
Combien de temps faut-il pour paramétrer un espace vierge ?
Comptez une demi-journée pour un premier service. Aucune compétence technique n'est nécessaire.
Que faut-il préparer avant de commencer ?
La liste de vos services, celle des personnes d'un premier service avec leur poste (un export Excel des RH convient tel quel), et cinq à dix savoirs par service nommés dans les mots du métier.