Confluence et gestion des connaissances : mesurer le risque

En bref. Confluence dit ce que votre organisation a écrit ; il ne dit pas quel savoir-faire repose sur une seule personne. KnowledgeCapital y ajoute la gestion des savoirs : il lit vos espaces Confluence en lecture seule, rattache chaque page au savoir qu'elle décrit et montre les savoirs critiques sans aucun document. Il peut aussi publier dans Confluence les fiches validées, si vous le cochez.

Confluence est un excellent wiki. Il n'a jamais prétendu être autre chose. Il range les pages, les versionne, les commente, les relie à Jira. Des milliers d'organisations y tiennent leur documentation et ont raison de le faire. La question posée ici est différente : parmi ces milliers de pages, lesquelles décrivent un savoir que vous êtes sur le point de perdre ?

Les trois questions qu'un wiki ne peut pas trancher

Qui détient ce savoir, et combien sont-ils ? Une page Confluence a un auteur. Ce n'est pas la même chose qu'un détenteur : l'auteur a écrit, il ne pratique pas forcément. Savoir que trois personnes maîtrisent une opération, ou une seule, change toutes les décisions — et cette information n'est écrite nulle part dans un wiki.

Ce savoir est-il critique, ou simplement documenté ? Un wiki traite toutes les pages de la même façon. Or une procédure de réservation de salle et le réglage d'un four de traitement thermique n'ont pas la même valeur : l'une se réapprend en dix minutes, l'autre a pris quinze ans. Sans une mesure, la seconde se noie dans les trois mille autres.

Qu'est-ce qui n'est écrit nulle part ? C'est la question la plus utile, et un wiki ne peut pas y répondre : il ne connaît que ce qu'on y a mis. Le savoir dangereux est précisément celui dont aucune page ne parle — et qu'on ne découvre qu'en cherchant qui sait quoi, personne par personne.

Ce que KnowledgeCapital ajoute — sans rien remplacer

KnowledgeCapital n'est pas un wiki et ne cherche pas à le devenir. Il mesure. À chaque connaissance de votre organisation il attribue une criticité, calculée à partir de sa vulnérabilité (combien de personnes la détiennent, à quel niveau, et qui part quand) et de sa pertinence pour vos processus. Le résultat est une carte : ce qui est vert peut attendre, ce qui est rouge ne le peut pas.

Une fois votre Confluence branché, chaque page lue peut être rattachée à une connaissance mesurée. L'écran répond alors à la question qui compte vraiment, et qu'aucun wiki ne pose : quelles connaissances critiques n'ont aucun document de référence ?

Comment le branchement se fait, concrètement

Le branchement demande une adresse et un jeton, et prend quelques minutes. Confluence Cloud et Confluence Server / Data Center sont reconnus automatiquement à partir de l'adresse collée.

• Vous collez l'adresse d'une page de votre Confluence, votre courriel Atlassian et un jeton d'API en lecture.
• Le système vérifie la connexion et affiche les espaces que ce compte peut lire : vous cochez ceux qui vous intéressent.
• Les pages sont lues, puis relues à la fréquence que vous choisissez ; une page inchangée n'est jamais relue deux fois.
• Le système propose des rattachements page ↔ connaissance ; c'est votre knowledge manager qui confirme. Rien n'est posé automatiquement.

Et dans l'autre sens : ce qui est validé revient dans Confluence

Une fiche de retour d'expérience validée par un comité peut être publiée dans l'espace Confluence de votre choix, avec sa provenance et sa date de validation, et mise à jour à chaque nouvelle validation. Vos équipes continuent de travailler là où elles ont leurs habitudes ; la validation et la mesure, elles, vivent ici.

Faut-il remplacer Confluence ?

Non, et nous vous le déconseillons. Migrer un wiki coûte cher, fâche les équipes et ne répond à aucune des trois questions du début. Gardez Confluence pour ce qu'il fait bien — écrire et retrouver — et ajoutez par-dessus la mesure du risque, les détenteurs, et le plan de transmission.

À lire ensuite : Départ en retraite : ne plus perdre le savoir-faire.

Essayer gratuitement pendant quatorze jours — sans carte bancaire, avec des données de démonstration.

À lire aussi : Wiki, GED ou gestion des connaissances : que choisir ? · Cartographier les savoirs critiques : la méthode · SharePoint et gestion des connaissances : le connecteur · Choisir un logiciel de knowledge management : la grille · Logiciel de gestion des connaissances : comment choisir · Intranet et cartographie des savoirs : lire sans migrer

Confluence, Atlassian et Jira sont des marques déposées d'Atlassian Pty Ltd. KnowledgeCapital n'est ni affilié à Atlassian, ni approuvé par Atlassian.