En bref. Ouvrir les comptes, c'est le moment où l'espace devient celui de l'équipe. Dans Administration puis Comptes & droits, chaque compte est relié à la fiche d'une personne et reçoit au moins un rôle. Le mot de passe provisoire est remplacé par l'intéressé à sa première connexion, qui se poursuit par un démarrage guidé en cinq étapes.
Jusqu'ici, vous étiez seul dans l'espace. Ouvrir les comptes, c'est le moment où il devient celui de l'équipe. Faites-le après avoir affecté les tâches (étape 4) : c'est ce qui rend utile la première connexion de chacun.
1. Ouvrir un compte
k.benali), 4 l'adresse professionnelle, 5 le rattachement et 6 le poste.
2. Quel rôle pour qui
| Rôle | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Collaborateur | sa fiche, ses tâches, ses tests, la base de connaissances, l'académie, le centre d'expertise |
| Responsable | en plus : son équipe, les évaluations de son périmètre, l'avis avant comité |
| Membre de comité de validation | valider ou rejeter les fiches soumises |
| Knowledge Manager | la carte entière, le référentiel, les campagnes, le paramétrage du savoir |
| Dirigeant · Dirigeant de filiale | le tableau de décision et les rapports de leur périmètre |
| Administrateur local | l'administration de son site : comptes, organigramme, données RH |
3. Un rôle sur mesure
4. La messagerie (facultative)
Sans messagerie, vous remettez vous-même les accès : c'est le fonctionnement par défaut, et il est sûr. Pour que le système envoie les accès et les convocations, Administration › Messagerie :
5. La première connexion d'un collaborateur
La personne se connecte avec son identifiant et son mot de passe provisoire : le système l'oblige d'abord à en choisir un nouveau.
Elle saisit le mot de passe provisoire dans Mot de passe actuel 1, le nouveau dans Nouveau mot de passe 2 — les règles affichées en dessous passent au vert une à une —, le répète dans Confirmer le nouveau mot de passe 3, puis clique sur Valider mon nouveau mot de passe 4. Tant que ce n'est pas fait, aucun autre écran ne s'ouvre.
Elle arrive ensuite sur son Démarrage guidé, en cinq étapes : sécuriser son compte, déposer son CV, valider ses rattachements, dire qui elle appelle quand elle bloque, passer son premier test. Le CV nourrit le vivier du savoir non exploité ; le questionnaire dessine le réseau réel de l'entraide.
À lire aussi : Étape 2 — Les postes, puis les personnes : à la main ou par fichier · Étape 4 — Processus et tâches : ce qui rend un savoir pertinent · Étape 8 — Le circuit de validation : qui valide ce qui s'écrit · Réseau d'experts internes : trouver qui sait · Mettre en place la gestion des connaissances de zéro
Questions fréquentes
Comment créer les comptes utilisateurs et choisir les rôles ?
Administration puis Comptes & droits, « Ouvrir un compte » : choisissez la personne dans l'effectif, laissez le mot de passe vide pour qu'il soit généré, et cochez au moins un rôle. Un compte sans rôle peut se connecter mais ne peut rien faire.
Faut-il un serveur de messagerie pour distribuer les accès ?
Non. Sans messagerie, vous remettez vous-même les accès : c'est le fonctionnement par défaut. Administration puis Messagerie permet ensuite l'envoi des accès et des convocations.
Que voit un collaborateur à sa première connexion ?
Il doit d'abord choisir un nouveau mot de passe, puis il arrive sur son démarrage guidé en cinq étapes : sécuriser son compte, déposer son CV, valider ses rattachements, dire qui il appelle quand il bloque, passer son premier test.