En bref. Chaque réunion d'équipe ou de communauté porte son compte rendu. Une fois enregistré définitivement, il est scellé : plus personne ne peut le modifier, et l'on sait qui l'a scellé et quand. Le brouillon, lui, s'écrit depuis l'enregistrement de la séance : transcription sur votre serveur, résumé rédigé par le moteur local, verbatim conservé dessous. L'enregistrement, ensuite, part à l'archive et quitte le serveur.
Un procès-verbal n'a de valeur que si l'on est sûr qu'il n'a pas bougé. Dans les équipes comme dans les communautés, chaque réunion porte donc son PV — et une fois enregistré définitivement, il est SCELLÉ : plus modifiable par personne, avec la trace de qui l'a scellé et quand. Avant le scellement, le brouillon se retouche librement.
Le brouillon qui s'écrit tout seul
L'ERP assemble d'abord un brouillon FACTUEL : participants, ordre du jour, décisions saisies pendant la séance. Puis, dès qu'un enregistrement de la séance est disponible, il le complète en deux temps :
- la transcription est faite SUR votre serveur (moteur Whisper local) : l'enregistrement n'est envoyé à aucun service extérieur ;
- le moteur local rédige le résumé — les décisions prises, les points abordés — et le pose en tête du procès-verbal. La transcription complète reste dessous, et c'est elle qui fait foi.
Le résumé porte, en toutes lettres, la mention qu'il a été écrit par la machine et doit être relu. C'est voulu : un modèle de langue se trompe, et le scellement reste un geste humain, nominatif et définitif.
La case que l'on peut décocher
Chaque réunion porte une case « la séance sera enregistrée », cochée par défaut. Le responsable de l'équipe ou l'animateur de la communauté la décoche quand il le juge bon, avant la séance. Une séance décochée refuse l'enregistrement — y compris celui qu'une machine tenterait de déposer. Enregistrer des personnes impose de les prévenir : la case n'est pas une décoration.
L'enregistrement ne reste pas sur votre serveur
Une heure de séance pèse environ 30 Mo en son et 400 Mo en vidéo ; le procès-verbal et sa transcription, quelques dizaines de kilo-octets. Le serveur ne garde donc pas les enregistrements : il les traverse. Une fois le PV écrit, le fichier part vers la destination choisie par le responsable — un dossier sur un autre disque, un espace Nextcloud ou WebDAV — et la copie locale est effacée.
Un original n'est jamais effacé sans preuve d'arrivée : le fichier posé à destination est relu avant que la copie locale disparaisse. Si la destination ne répond pas, l'enregistrement reste, et l'écran d'archivage le signale.
Ce qui demeure dans le procès-verbal, lui, ne pèse rien : le nom du fichier, sa taille, son empreinte SHA-256 et l'adresse de l'archive. De quoi retrouver l'original dans deux ans — et prouver que c'est le bon.
Sans rien déposer à la main
Le dépôt peut être manuel — on glisse le fichier sur la fiche de la réunion — ou automatique : ce qui a enregistré la séance envoie le fichier au système avec le nom de la salle, et le procès-verbal s'écrit sans que personne y touche.
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Questions fréquentes
Un compte rendu scellé peut-il encore être corrigé ?
Non. Avant le scellement, le brouillon se modifie librement ; après, plus personne ne peut le modifier, et la trace de qui l'a scellé et quand est conservée.
Où la transcription et le résumé sont-ils faits ?
Sur votre serveur, par un moteur local. Ni l'enregistrement ni son texte ne sont envoyés à un service extérieur.
Peut-on refuser qu'une séance soit enregistrée ?
Oui. Chaque réunion porte une case « la séance sera enregistrée », que le responsable de l'équipe ou l'animateur décoche avant la séance. Une séance décochée refuse tout dépôt, même automatique.
Les enregistrements encombrent-ils le serveur ?
Non : une fois le procès-verbal écrit, ils partent à la destination choisie (dossier sur un autre disque, Nextcloud, WebDAV) et la copie locale est effacée — jamais avant d'avoir la preuve que le fichier est bien arrivé.
Le résumé automatique est-il fiable ?
Il fait gagner du temps, il ne remplace pas la relecture : la transcription complète reste sous le résumé et fait foi, et le scellement est un geste humain.