En resumen. Para que una jubilación no se lleve el saber hacer, hay que medir antes de transmitir: enumerar los saberes, contar sus poseedores y calcular su criticidad. Después, partir de las tareas, hacer que los pares designen a los expertos, transmitir en binomio y verificar con una prueba. Para un saber crítico, cuente de doce a veinticuatro meses.
La paradoja la conocen todos los industriales. Ningún acontecimiento es más previsible que una jubilación: la fecha se conoce con años de antelación. Y sin embargo, en la mayoría de las organizaciones, el saber se va con la persona. No es un problema de buena voluntad; es un problema de método.
Por qué fracasan los dispositivos de transmisión
- Empiezan demasiado tarde: tres meses antes de la salida da tiempo a enseñar el taller, no a transmitir quince años de oficio.
- Apuntan a la persona, no al saber: se pide «escribe lo que sabes», pregunta a la que nadie sabe responder. Un experto no sabe lo que sabe.
- Producen documentos que nadie relee: una carpeta de doscientas páginas entregada el último día nunca formó a nadie.
- No se priorizan: se intenta transmitir todo, así que no se transmite nada. De quinientos saberes, una veintena merece realmente un plan.
El método en cuatro tiempos
1. Medir antes de transmitir. Enumere los saberes, no las personas. Para cada uno: cuántos poseedores, a qué nivel, qué importancia para sus procesos. El cruce da una criticidad, y la criticidad da una lista corta — la de los saberes que una salida haría pasar a zona roja.
2. Partir de las tareas, no de la memoria. En lugar de preguntar al experto qué sabe, parta de lo que hace: sus tareas, sus procesos, las decisiones que toma solo. Cada tarea revela los saberes que exige. Es la única manera de alcanzar el saber tácito — el que su poseedor nunca piensa en mencionar.
3. Que los expertos sean designados por sus pares. Pregunte a cada uno: «ante esta dificultad, ¿a quién llama?». Las respuestas concordantes señalan a los verdaderos poseedores, mucho mejor que un organigrama. Es además el único método que funciona en una organización que arranca, donde aún no se ha medido ningún nivel.
4. Transmitir en pareja, y verificar. Un saber crítico no se transmite con un documento: se transmite en pareja, durante un tiempo, con retornos de experiencia escritos sobre la marcha y validados por un comité. Luego se verifica que pasó — con una prueba de dominio, no con una firma de asistencia.
¿Cuánto tiempo antes de la salida?
Para un saber corriente, de tres a seis meses bastan. Para un saber crítico que lleva quince años en una sola persona, cuente de doce a veinticuatro meses: el tiempo para que el sucesor encuentre, en situación real, los casos raros que marcan la diferencia. Precisamente por eso hay que medir pronto — la medida dice qué saberes merecen esos dos años, y nunca son muchos.
La primera etapa se detalla aquí: Cartografiar los saberes críticos.
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Véase también: Cartografiar los saberes críticos: el método · Criticidad de un saber: cómo se calcula · Videoconferencia autoalojada para la transmisión · Transmisión del saber antes de una jubilación · Plan de relevo: sucesión de los saberes críticos · Saber crítico en manos de una sola persona
Preguntas frecuentes
¿Con cuánta antelación a la jubilación hay que organizar la transmisión?
De tres a seis meses para un saber corriente; de doce a veinticuatro meses para un saber crítico que una sola persona posee desde hace quince años.
¿Por qué no funciona pedir al experto que escriba lo que sabe?
Porque un experto no sabe lo que sabe. Es mejor partir de sus tareas, de sus procesos y de las decisiones que toma solo: cada tarea revela los saberes que exige.
¿Cómo se comprueba que un saber se ha transmitido de verdad?
Con una prueba de dominio, no con una hoja de asistencia. Las lecciones aprendidas escritas por el camino las valida un comité.